주간보고서 양식

주간보고서는 한 주 동안 한 일과 다음 주에 할 일을 한 장에 묶어 상급자에게 올리는 문서입니다. 위 도구는 보고 기간·부서·작성자를 머리에 두고, 이번 주 실적과 다음 주 계획을 각각 별도의 표로 받습니다. 이슈와 건의 칸을 따로 둬 결정이 필요한 일이 실적 줄에 묻히지 않게 했습니다. 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다.

표를 왜 둘로 나눴나요

지난 일과 앞으로 할 일은 읽는 사람이 보는 방식이 다르기 때문입니다. 실적 표는 “얼마나 됐나”를 보고, 계획 표는 “언제 되나”를 봅니다. 그래서 실적 표에는 결과와 진행률 칸이, 계획 표에는 목표와 기한 칸이 들어갑니다.

한 표에 섞으면 끝난 줄과 시작하지 않은 줄이 같은 모양으로 놓여 구분이 흐려집니다. 나눠 두면 실적 표의 진행률 100이 아닌 줄이 그대로 계획 표 첫 줄로 내려가는 흐름도 눈에 보입니다.

업무일지를 어떻게 모아 올리나요

날마다 쓴 업무일지의 업무 줄을 같은 일끼리 합쳐 실적 표의 한 줄로 옮깁니다. 월요일부터 목요일까지 네 번 등장한 “거래처 견적 회신”은 주간보고서에서 한 줄이고, 결과 칸에 나흘치를 합한 숫자를 적습니다.

이렇게 합치면 다섯 개 남짓한 줄로 한 주가 정리됩니다. 줄이 열 개를 넘으면 합칠 것을 덜 합친 것이고, 세 줄도 안 되면 일지를 안 쓴 주입니다. 일지의 특이사항 칸에 적힌 일은 실적 표가 아니라 이슈 칸으로 올라갑니다.

이슈와 건의는 어떻게 다른가요

이슈는 이미 벌어진 사실이고, 건의는 상급자가 결정해야 움직이는 요청입니다. “○○상사 납기가 한 주 밀렸습니다”는 이슈이고, “샘플 재고 보충 예산을 승인해 주십시오”는 건의입니다. 이 둘을 섞어 적으면 읽는 사람이 무엇에 답해야 하는지 모릅니다.

이슈 칸에는 그 일이 무엇을 바꾸는지까지 적으세요. 납기가 밀렸다는 사실보다 그 때문에 9월 매출 인식 시점이 10월로 넘어간다는 문장이 판단을 부릅니다. 건의 칸에는 필요한 금액이나 인력을 숫자로 적어야 회신이 빨라집니다.

결정이 돈 지출로 이어질 일이라면 건의 칸에 한 줄만 적고 품의서를 따로 올리세요. 주간보고서는 승인 문서가 아니라 보고 문서라 여기에 적힌 금액으로는 집행하지 못합니다.

주간 요지 칸은 세 줄까지만

읽는 사람이 표를 보기 전에 판단할 수 있게 만드는 칸입니다. 이번 주에 가장 크게 진척된 것 하나, 가장 크게 막힌 것 하나, 다음 주에 결정이 필요한 것 하나를 각각 한 줄로 적으면 충분합니다.

표에 있는 내용을 그대로 옮겨 적지는 마세요. 표를 요약하는 칸이 아니라 표에서 무엇을 봐야 하는지 가리키는 칸입니다. 부서장이 열 명의 보고서를 받는다면 이 칸만 읽는 경우도 있습니다.

자주 틀리는 것

기간을 요일로만 적는 경우

“이번 주”는 몇 달 뒤에 읽으면 어느 주인지 알 수 없습니다. 기간 칸에 시작일과 종료일을 날짜로 넣으세요. 월요일 시작이 원칙이지만 회사가 목요일 마감이면 그 주기에 맞추고, 한번 정한 주기를 바꾸지 않습니다.

계획 줄을 매주 그대로 복사하는 경우

같은 줄이 3주째 계획 표에 남아 있으면 그것은 계획이 아니라 이슈입니다. 두 번 밀린 줄은 기한을 다시 잡으면서 왜 밀렸는지를 이슈 칸에 한 줄로 적으세요. 복사만 하면 읽는 사람도 그 줄을 넘겨 읽습니다.

진행률을 매주 올리기만 하는 경우

지난주 80이었던 줄이 이번 주 85가 되는 보고가 반복되면 숫자를 신뢰하지 않습니다. 실제로 멈춘 주에는 지난주와 같은 숫자를 적고 비고 칸에 멈춘 이유를 적으세요. 숫자가 그대로인 것이 일을 안 했다는 뜻은 아닙니다.

자주 묻는 질문

회의에서 구두로 보고하는데도 문서가 필요한가요

회의에서 말한 내용은 며칠 뒤에 남지 않습니다. 문서로 남겨 두면 다음 분기 평가나 담당 변경 때 근거가 됩니다. 회의에서 정한 것이 있으면 회의록에 따로 남기고, 주간보고서에는 내 담당 업무만 적으세요.

팀 전체 보고서는 어떻게 만드나요

팀원 각자가 개인 보고서를 내고 팀장이 실적 줄만 모아 한 장으로 다시 만드는 방식이 가장 단순합니다. 엑셀로 받으면 줄을 복사해 붙이기 쉽습니다. 팀 보고서에서는 이름을 비고 칸에 넣어 누구 몫인지 남기세요.

휴가로 이틀만 일한 주는 어떻게 적나요

기간 칸은 그대로 한 주로 두고 실적 표에 실제로 한 일만 적습니다. 비고 칸에 휴가 일자를 적어 두면 진행률이 낮은 이유가 설명됩니다. 휴가 승인 자체는 휴가신청서로 따로 처리합니다.

금요일 퇴근 전에 이번 주 업무일지를 펼쳐 놓고 실적 표부터 채우고, 진행률이 100이 아닌 줄을 다음 주 계획 표로 옮긴 뒤 저장해 부서장에게 보내세요.