공문 양식

공문은 회사나 기관이 이름을 걸고 외부에 보내는 문서입니다. 위 도구는 문서번호·시행일·수신·참조·제목을 격자에 담고, 본문을 번호 매긴 항목으로 받은 뒤 붙임 표와 발신 명의를 붙입니다. 맨 아래에 담당 부서와 연락처 칸이 들어가 받는 쪽이 누구에게 물어야 하는지 알 수 있습니다. 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다.

기관마다 서식이 다른데 이 양식을 써도 되나요

받는 곳이 정해 둔 서식이 있으면 그 서식을 씁니다. 공공기관과 학교, 조합은 각자 규정으로 용지와 항목 순서를 정해 두는 경우가 많고, 거기에 맞추라고 요구하면 그 요구가 우선입니다. 정해진 서식을 요구받지 않은 회사 대 회사 공문이라면 이 양식으로 충분합니다.

어느 서식을 쓰든 빠지면 안 되는 항목은 같습니다. 문서번호, 시행일, 수신, 제목, 본문, 발신 명의, 담당자 연락처 일곱 가지입니다. 이 중 하나라도 없으면 받는 쪽이 접수 처리를 하지 못하거나 회신할 곳을 찾지 못합니다.

본문은 어떻게 번호를 매기나요

첫 항목에 관련 문서를 적고, 둘째 항목부터 요청이나 통보 내용을 적는 것이 가장 흔한 형태입니다. 관련 문서가 없으면 첫 항목부터 본론으로 들어갑니다. 세부 조건은 가·나·다로 한 단계 더 내려 적습니다.

한 공문에 한 가지 용건만 담으세요. 납기 변경 요청과 미수금 독촉을 한 장에 적으면 받는 쪽에서 두 부서로 나뉘고, 한쪽이 처리되지 않은 채 종결 처리됩니다. 용건이 둘이면 공문도 둘입니다.

수신과 참조는 어떻게 구분하나요

수신은 답을 해야 하는 곳이고 참조는 알고만 있으면 되는 곳입니다. 회신을 기대하면서 참조에만 넣으면 답이 오지 않습니다. 수신 칸에는 기관명에 부서와 직위까지 적는 편이 전달이 빠릅니다.

여러 곳에 같은 내용을 보낼 때는 받는 곳마다 문서를 따로 만드세요. 수신 칸에 여러 기관을 나열하면 각 기관이 자기에게 온 문서인지 판단하지 않고 넘깁니다. 문서번호는 같게 두고 수신만 바꿔 여러 장을 만들면 됩니다.

발신 명의와 직인은 어떻게 하나요

발신 명의는 그 문서를 낼 권한이 있는 사람의 직명과 성명입니다. 실무자 이름이 아니라 대표나 기관장의 직명이 들어갑니다. 실무자는 맨 아래 담당자 칸에 적고, 확인 전화는 그 번호로 받습니다.

직인은 명의 옆에 찍습니다. 인쇄한 문서에 직접 날인해 스캔하는 방식이 가장 확실하고, 이미지를 넣어야 한다면 이름 도장 만들기에서 만들어 쓸 수 있습니다. 이 이미지는 전자서명이 아니므로 법적 효력을 다투는 문서에는 실물 날인이나 전자서명을 쓰세요.

자주 틀리는 것

제목에 용건이 드러나지 않는 경우

“협조 요청”만 적으면 받는 쪽이 무엇에 관한 협조인지 몰라 분류하지 못합니다. 무엇을 어떻게 해 달라는 것인지가 제목에 들어가야 합니다. “납품 일정 변경 협조 요청”처럼 대상과 행위를 함께 적으세요.

기한을 적지 않는 경우

회신이 필요한 공문이면 언제까지 답을 달라는 날짜를 본문에 넣으세요. 날짜가 없으면 급하지 않은 문서로 분류돼 뒤로 밀립니다. 기한을 정할 때는 접수와 내부 검토에 걸리는 시간을 감안해 한 주 이상 여유를 둡니다.

붙임 줄과 실제 첨부가 어긋나는 경우

붙임 표에 세 건을 적고 두 건만 보내면 받는 쪽이 누락을 확인하느라 처리가 멈춥니다. 보내기 전에 붙임 줄 수와 파일 수를 세어 맞추세요. 본문 마지막에 “끝.”을 적는 것은 그 뒤로 더 없다는 표시입니다.

자주 묻는 질문

이메일로 보내도 공문인가요

파일을 첨부해 보내면 공문으로 다뤄집니다. 본문에 내용만 풀어 쓰고 파일을 붙이지 않으면 상대 기관이 접수 처리를 못 합니다. PDF로 저장해 첨부하고 메일 본문에는 문서번호와 제목만 적으세요. 받는 쪽이 접수증을 주는 곳이면 접수 여부를 확인해 둡니다.

문서번호는 꼭 있어야 하나요

회사끼리 보내는 공문은 번호 없이도 오갑니다. 다만 회신을 받거나 나중에 이 건을 다시 꺼낼 일이 있으면 번호가 있어야 인용할 수 있습니다. 규칙이 없다면 부서 약칭에 연도와 일련번호를 붙여 대장에 적어 두세요.

계약이나 대금이 걸린 내용도 공문으로 보내나요

사실을 알리거나 요청하는 단계까지는 공문으로 보내고, 금액을 청구하는 단계에서는 청구서처럼 금액이 찍힌 서류를 함께 보냅니다. 공문 본문에 금액만 적어 두면 회계 처리 근거가 되지 않아 상대 회사에서 다시 서류를 요구합니다.

수신과 제목에 용건을 드러나게 적고 본문에 회신 기한을 넣은 뒤, 붙임 줄과 첨부 파일 수를 맞춰 PDF로 저장해 보내세요.