업무일지 양식

업무일지는 하루 동안 무슨 일을 어디까지 했는지를 업무 단위로 적어 남기는 문서입니다. 위 도구는 작성일·부서·작성자를 머리에 두고, 업무를 구분·내용·진행률·비고 네 칸짜리 줄로 받습니다. 아래에 특이사항과 내일 할 일 칸을 붙여 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다. 다섯 칸 결재란까지 들어가 그대로 올릴 수 있습니다.

근무일지와 업무일지는 무엇이 다른가요

근무일지는 몇 시부터 몇 시까지 일했는지를 남기는 문서이고, 업무일지는 그 시간에 무슨 일을 했는지를 남기는 문서입니다. 근무일지의 중심 칸은 출근·퇴근·근무 시간이고, 업무일지의 중심 칸은 업무 내용과 진행률입니다. 임금과 근태가 걸린 기록이면 근무일지를, 일의 진행을 보고하는 기록이면 이 양식을 쓰세요.

그래서 이 양식에는 시간대 칸을 넣지 않았습니다. 시간대를 적기 시작하면 한 업무가 오전과 오후로 쪼개져 두 줄이 되고, 진행률을 어느 줄에 적을지 애매해집니다. 업무 하나가 한 줄이어야 주간보고서로 그대로 옮겨 담을 수 있습니다.

구분 칸은 왜 네 가지인가요

계획·지시·돌발·협조로 나눈 이유는 하루가 왜 밀렸는지를 한 칸으로 설명하기 위해서입니다. 계획은 아침에 스스로 잡아 둔 일, 지시는 상급자가 당일 시킨 일, 돌발은 사고나 민원처럼 예정에 없던 일, 협조는 다른 팀 요청으로 붙은 일입니다.

돌발과 협조 줄이 계속 쌓이면 그것 자체가 보고입니다. 계획한 일을 절반도 못 끝낸 날이 반복되는데 돌발 줄이 매일 두세 건이면, 일이 느린 것이 아니라 업무 배분이 어긋난 것입니다. 진행률 칸과 함께 보면 팀장이 판단할 재료가 됩니다.

진행률은 어떻게 매기나요

숫자만 적되 스스로 기준을 정해 두고 그 기준을 바꾸지 마세요. 견적 회신처럼 셀 수 있는 일은 끝낸 건수를 전체 건수로 나눈 값을 적습니다. 세 곳 중 두 곳을 회신했으면 70이 아니라 67이고, 반올림해 70을 적기로 했다면 다음 날에도 같은 방식으로 반올림합니다.

셀 수 없는 일은 100과 50과 0 셋만 쓰는 편이 낫습니다. 끝난 것, 손을 댄 것, 아직 시작하지 못한 것입니다. 30과 40을 구분하려고 애쓰면 매일 같은 줄의 숫자가 오르내려 읽는 사람이 믿지 않습니다. 완료한 줄은 100으로 두고 다음 날 일지에서 빼세요.

특이사항 칸에는 무엇을 적나요

나중에 “그때 왜 그랬느냐”는 질문을 받을 만한 일을 적습니다. 거래처 회신 지연, 자재 입고 누락, 장비 고장, 고객 항의처럼 내 책임이 아니지만 내 일정을 바꾼 사실이 여기 들어갑니다. 날짜와 상대방을 함께 적어야 몇 달 뒤에도 확인할 수 있습니다.

잘한 일은 특이사항이 아니라 업무 표의 비고 칸에 적으세요. 특이사항 칸은 문제를 모아 두는 자리로 쓰는 편이 쓸모가 큽니다. 문제가 없던 날은 비워 두면 되고, 빈 칸이 이어지다 한 줄이 적힌 날이 오히려 눈에 띕니다.

내일 할 일은 오늘 적습니다

퇴근 직전 5분에 적는 것이 이 칸의 목적입니다. 다음 날 아침에 무엇부터 손댈지 정하는 시간을 줄이고, 어제 미룬 일이 조용히 사라지는 것을 막습니다. 오늘 진행률이 100이 아닌 줄은 그대로 내일 할 일 칸으로 옮기세요.

여기 적은 줄이 다음 날 업무 표의 계획 줄이 됩니다. 이렇게 이어 두면 일지가 하루짜리 기록이 아니라 연속된 흐름이 되고, 한 주가 지나면 주간보고서의 실적 줄을 옮겨 적기만 하면 됩니다.

자주 틀리는 것

한 줄에 여러 일을 묶는 경우

“거래처 관리”처럼 뭉뚱그린 줄은 진행률을 매길 수 없습니다. 줄을 나누는 기준은 끝났는지 아닌지를 혼자 판단할 수 있는 단위입니다. “○○상사 견적 회신”과 “△△공업사 미수금 확인”은 다른 줄입니다.

일주일치를 몰아 쓰는 경우

금요일에 닷새치를 채우면 어느 날 무엇이 밀렸는지가 사라지고, 특이사항 칸이 텅 빕니다. 밀린 일지는 근거로 쓰지 못합니다. 하루 5분이면 채워지는 분량이니 그날 안에 저장하세요.

비고 칸을 비워 두는 경우

진행률 70이라는 숫자만으로는 남은 30이 무엇인지 알 수 없습니다. 비고 칸에 “3곳 중 2곳 회신”처럼 남은 일을 적어 두면 다음 날 그 줄부터 이어서 일합니다. 확인자가 묻는 것도 대부분 이 칸에서 답이 나옵니다.

자주 묻는 질문

업무일지를 꼭 써야 하나요

법으로 강제되는 문서는 아닙니다. 회사 규정이 요구하면 그 규정대로 쓰고, 요구하지 않아도 평가나 인수인계 때 근거가 되므로 남겨 두는 편이 낫습니다. 담당자가 바뀔 때 인수인계서의 현황 칸을 이 일지에서 그대로 옮길 수 있습니다.

결재란은 몇 칸이 맞나요

회사 결재선에 맞춥니다. 이 양식은 작성·팀장·부서장·대표 네 칸을 넣었고, 팀장이 결재하고 끝나는 조직이면 나머지 칸은 비워 둔 채 인쇄해도 문제없습니다. 전자결재를 쓰는 회사라면 결재란을 지우고 본문만 올려도 됩니다.

엑셀로 받아 한 파일에 모아도 되나요

가능합니다. 같은 내용이 네 형식으로 나오니 엑셀 파일을 받아 날짜별 시트로 쌓으면 한 달치를 한 파일로 관리할 수 있습니다. 다만 결재를 받아야 하는 일지라면 하루치를 PDF로 저장해 따로 보관하세요.

오늘 한 일을 업무 표에 줄로 나눠 적고, 진행률이 100이 아닌 줄을 내일 할 일 칸으로 옮긴 뒤 저장하세요. 한 주가 끝나면 이 일지들을 모아 주간보고서로 올립니다.