회의록 양식

회의록은 무엇을 논의했고 무엇을 정했는지를 남겨 다음 회의의 출발점으로 쓰는 문서입니다. 위 도구는 회의명·일시·장소·참석자를 머리에 두고, 논의 내용은 서술 칸에, 결정 사항은 담당자와 기한이 붙은 반복 행에 나눠 받습니다. 워드·엑셀·PDF·한글 파일로 저장합니다. 회의가 끝나고 기억이 남아 있을 때 바로 채우는 것을 전제로 만들었습니다.

논의와 결정을 왜 나눠 적나요

섞어 적으면 몇 주 뒤에 무엇이 확정이었는지 가려내지 못하기 때문입니다. 논의 칸에는 오간 의견과 이견이 들어가고, 결정 사항 표에는 회의가 끝난 시점에 확정된 것만 들어갑니다. 표에 담당자와 기한 칸을 붙인 이유도 같습니다. 담당자가 없는 결정은 아무도 하지 않고, 기한이 없는 결정은 다음 회의까지 그대로 남습니다.

확정되지 않은 것은 표에 넣지 말고 논의 칸에 “다음 회의에서 다시 본다”고 적으세요. 표에 올려 두고 나중에 취소하면 앞선 회의록과 어긋나 어느 쪽이 맞는지 다시 확인해야 합니다.

결정 사항은 어떻게 쓰나요

한 줄에 하나씩, 동사로 끝나게 적습니다. “판촉 일정”은 결정이 아니라 안건이고, “판촉 전단 시안 확정”이 결정입니다. 담당자는 부서가 아니라 사람 이름으로 적으세요. 부서 이름을 적으면 그 안에서 다시 정해야 하고, 그 과정은 회의록에 남지 않습니다.

기한은 날짜로 적습니다. “이번 주 안에”는 읽는 시점에 따라 달라지고, “가급적 빨리”는 기한이 아닙니다. 날짜를 정하지 못했다면 언제까지 날짜를 정할지를 대신 적으세요. 줄은 필요한 만큼 늘릴 수 있고, 결정이 하나뿐이어도 표를 지울 필요는 없습니다.

참석자는 어디까지 적나요

이름과 소속을 함께 적습니다. 이름만 적으면 몇 달 뒤 같은 성씨가 여럿일 때 누구인지 가려지지 않고, 소속만 적으면 책임 소재가 흐려집니다. 참석자 칸을 textarea로 둔 것은 여러 명을 줄바꿈해 적거나 한 줄에 쉼표로 이어 적을 수 있게 하기 위해서입니다.

불참자도 적어 두면 쓸모가 있습니다. 결정 사항의 담당자가 그 자리에 없었다면 회의록을 보내 확인을 받아야 하고, 그 사실을 기록에서 알 수 있어야 합니다. 참석자 줄 아래에 “불참: ○○○(영업팀)”처럼 덧붙이세요. 대리 참석이면 누가 누구를 대신했는지도 함께 적습니다.

주관 칸에는 회의를 소집한 부서나 사람을 적고, 작성자 칸에는 이 문서를 쓴 사람을 적습니다. 둘이 같은 경우가 많지만 나눠 둔 이유는 내용에 관해 물을 곳과 회의를 연 곳이 다를 수 있기 때문입니다.

다음 회의는 그 자리에서 잡습니다

날짜를 나중에 정하기로 하면 일정 조율에만 며칠이 걸립니다. 참석자가 한자리에 있을 때 다음 일시를 정해 다음 회의 칸에 적어 두세요. 회의록을 받는 사람은 이 칸을 보고 일정을 잡습니다.

안건까지 정하기 어려우면 날짜만 적고, 논의 칸 마지막 줄에 다음에 볼 것을 한 줄로 남기세요. 다음 회의록의 안건 칸은 이 줄에서 출발합니다. 이렇게 이어 두면 회의록이 한 장짜리 기록이 아니라 연속된 흐름이 됩니다.

자주 틀리는 것

발언을 그대로 옮겨 적는 경우

속기록과 회의록은 다릅니다. 누가 무슨 말을 했는지 전부 적으면 분량만 늘고 결론이 묻힙니다. 의견이 갈린 지점과 그 근거만 남기고 나머지는 생략하세요. 발언자를 밝히는 자리는 책임이 걸린 반대 의견으로 한정하세요.

회의 며칠 뒤에 쓰는 경우

사흘만 지나도 기한과 담당자가 헷갈립니다. 회의가 끝난 자리에서 결정 사항 표부터 채우고, 논의 내용은 그날 안에 덧붙이세요. 표를 먼저 채우면 참석자들이 흩어지기 전에 확인을 받을 수 있습니다.

초안을 회람하지 않는 경우

작성자가 이해한 대로 적힌 결정이 실제 합의와 다른 일이 생깁니다. 저장한 파일을 참석자에게 보내 하루 안에 이견을 받으세요. 이견이 없으면 그대로 확정하고, 고칠 것이 있으면 고친 뒤 다시 저장합니다.

자주 묻는 질문

회의록에 서명을 받아야 하나요

사내 규정이 요구하지 않으면 필요 없습니다. 다만 예산이나 계약이 걸린 결정이라면 PDF로 저장해 인쇄한 뒤 주관자와 작성자가 서명해 두는 편이 낫습니다. 도장 이미지가 필요하면 이름 도장 만들기에서 만들어 넣으세요. 이 이미지는 전자서명이 아닙니다.

비공개로 다룬 안건은 어떻게 하나요

회의록을 두 개로 나누는 방식이 가장 단순합니다. 공유본에는 공개 가능한 안건만 적고, 별도 파일에 전체를 남겨 접근 범위를 좁힙니다. 한 파일에 적어 두고 일부만 가려서 보내면 가린 자리가 어디였는지 나중에 알기 어렵습니다.

정기 회의는 매번 새로 만드나요

회의마다 한 장이 원칙입니다. 입력값이 브라우저에 남아 있으면 회의명과 일시만 고쳐 다시 저장하면 되므로 처음부터 채울 필요는 없습니다. 지난 결정 사항의 진행 상태는 이번 논의 칸 첫 줄에 적어 두세요.

회의가 끝나면 결정 사항 표부터 채우고 참석자에게 파일을 보내 확인을 받으세요. 결정에 예산 집행이 따른다면 지출결의서 양식으로 넘어갑니다.