휴가신청서 양식

휴가신청서는 근로자가 언제부터 언제까지 며칠을 쉬겠다고 적어 사용자에게 내는 문서입니다. 휴가를 쓸 권리 자체는 근로계약과 취업규칙, 근로기준법에서 나오므로 신청서를 냈다고 생기거나 안 냈다고 없어지지 않습니다. 다만 회사가 휴가 일수를 세고 급여를 계산하는 근거는 이 종이입니다. 위 입력란에 소속과 성명, 휴가 종류와 기간을 넣으면 결재란이 붙은 한 장짜리 문서로 저장됩니다.

휴가신청서에 반드시 들어가는 여섯 칸

법이 정한 휴가신청서 서식은 없습니다. 다만 나중에 연차 정산에서 다툼이 생기는 지점은 정해져 있어서, 실무에서는 아래 여섯 가지가 빠지면 결재가 반려됩니다. 위 도구의 입력란은 이 순서를 따릅니다.

• 소속·직위·성명 — 부서가 둘 이상이면 같은 이름이 겹칩니다. 사번 칸을 같이 두었습니다.
• 휴가 종류 — 연차, 반차, 병가, 경조사, 기타 중 하나를 고릅니다. 종류에 따라 급여 처리와 증빙 요구가 달라집니다.
• 기간과 일수 — 시작일과 종료일만 적으면 주말과 공휴일을 포함해 센 것인지 알 수 없습니다. 일수를 따로 적습니다.
• 사유 — 연차는 사유를 자세히 쓰지 않는 것이 관행입니다. 병가와 경조사는 증빙과 맞춰 적습니다.
• 비상 연락처 — 휴가 중 연락이 필요한 번호입니다. 회사 번호가 아니라 본인이 받는 번호를 적습니다.
• 업무 인수인계 — 누가 무엇을 대신 맡는지 한 줄씩 적어 두면 복귀 후 책임 소재가 깔끔합니다.

연차와 반차, 병가는 무엇이 다른가요

셋은 연차 일수에서 까이는지, 증빙이 필요한지, 급여를 주는지가 다릅니다. 이 구분은 회사 취업규칙이 정하는 영역이므로 신청 전에 규정을 한 번 확인하는 편이 빠릅니다.

표에서 갈리는 칸은 전부 취업규칙이 정합니다. 병가와 경조사 휴가를 유급으로 할지, 반차를 0.5일로 셀지 1일로 셀지는 회사 규정에 달렸습니다. 위 도구의 일수 칸은 숫자를 그대로 받으므로, 회사가 반차를 0.5로 세면 0.5를 적고 1로 세면 1을 적은 뒤 비고에 반차임을 씁니다.

신청서를 언제 내야 하나요

취업규칙이 정한 기한을 따릅니다. 사흘 전이나 일주일 전으로 정해 둔 회사가 많고, 정해 둔 것이 없으면 결재선이 도는 시간을 감안해 냅니다. 근로조건은 문서로 확인하는 것이 원칙입니다. 「근로기준법」 제17조 제1항은 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 제55조에 따른 휴일, 제60조에 따른 연차 유급휴가를 명시하도록 정하고, 같은 조 제2항은 그 사항이 적힌 서면을 근로자에게 교부하도록 정합니다. 휴가 조건이 헷갈리면 이 서면을 먼저 꺼내 봅니다.

갑작스러운 병가는 먼저 전화로 알리고 출근한 날 서류를 채우는 것이 실무 순서입니다. 이때 신청일과 휴가일이 어긋나므로 비고에 사후 제출이라고 적어 두면 근태 대조에서 걸리지 않습니다. 근로계약서 자체를 다시 만들어야 한다면 이력서를 낼 때처럼 서면 교부 원칙을 기억해 두면 됩니다.

결재란과 서명은 어떻게 처리하나요

위 도구는 신청, 팀장, 부서장, 대표 네 칸짜리 결재란을 문서 위쪽에 넣습니다. 회사 결재선이 두 단계면 남는 칸을 비워 두고 인쇄해도 됩니다. 전자결재를 쓰는 회사라면 워드로 저장해 기안 첨부로 올립니다.

도장이 필요하면 PDF로 저장해 인쇄한 뒤 날인하거나 이름 도장 만들기에서 만든 이미지를 넣습니다. 이 이미지는 전자서명이 아니고 인감을 대신하지 못합니다. 회사가 서면 원본을 요구하면 인쇄본에 자필로 서명합니다.

신청서 사본은 왜 본인도 갖고 있어야 하나요

퇴직할 때 미사용 연차를 정산하면서 회사 집계와 본인 기억이 어긋나는 일이 잦습니다. 이때 근거가 되는 것이 신청서와 급여 기록 두 가지입니다. 낸 신청서를 PDF로 한 부 남겨 두면 며칠을 언제 썼는지가 날짜와 함께 남습니다.

회사 쪽 집계는 연차사용대장에 모이고, 실제 지급 내역은 급여명세서에 남습니다. 신청서 한 장은 한 건이고, 대장은 한 해치 전체를 한 표에 놓는 문서입니다.

자주 틀리는 것

기간만 적고 일수를 비우는 경우

9월 21일부터 25일까지라고만 쓰면 주말이 낀 구간에서 3일인지 5일인지가 갈립니다. 근태 담당자가 임의로 세면 정산에서 어긋나므로 신청인이 직접 숫자를 적습니다.

인수인계 칸을 비우는 경우

휴가 중 처리되지 않은 건이 나오면 책임 소재가 흐려집니다. 담당 업무와 대신 맡을 사람의 이름을 한 줄씩 적으면 복귀 후 확인이 끝납니다.

병가 증빙을 나중에 내겠다고만 적는 경우

언제까지 내겠다는 날짜를 비고에 함께 적습니다. 날짜가 없으면 무급 처리로 넘어가 급여가 깎인 뒤에야 알게 됩니다.

자주 묻는 질문

연차를 쓸 때 사유를 꼭 적어야 하나요

연차 유급휴가는 근로자가 시기를 정해 쓰는 휴가라 사유를 상세히 밝히지 않는 것이 관행입니다. 회사 서식에 사유 칸이 있으면 개인 사정, 가족 행사처럼 한 줄로 적어 냅니다.

회사가 휴가를 못 쓰게 하면 어디에 물어보나요

사업장을 관할하는 지방고용노동관서에 상담할 수 있습니다. 창구와 연락처는 고용노동부에서 확인합니다. 상담 전에 근로계약서, 취업규칙, 낸 신청서 사본 세 가지를 챙기면 이야기가 빨리 끝납니다.

아르바이트도 휴가신청서를 쓰나요

단시간 근로자도 소정근로시간에 비례해 연차가 발생하므로 같은 양식을 씁니다. 다만 상시 근로자 수에 따라 적용되는 조항이 달라지므로 근로계약서와 취업규칙을 먼저 봅니다.

기간과 일수가 정해졌다면 위 입력란을 채우고 회사가 받는 형식으로 저장하세요. 한 해치 사용 기록을 모아 관리할 차례라면 연차사용대장으로 넘어갑니다.