기안서는 어떤 일을 시행하겠다는 안을 만들어 결재선에 올리는 내부 문서입니다. 위 도구는 제목·문서번호·기안일·시행일·부서·기안자를 머리에 두고, 목적·배경·내용·기대효과를 네 칸으로 나눠 받습니다. 붙임 서류는 줄로 늘리는 표에 적고, 다섯 칸 결재란까지 넣어 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다.

기안서와 품의서는 무엇이 다른가요

기안서는 일을 하겠다는 승인을 받는 문서이고, 품의서는 돈을 쓰겠다는 승인을 받는 문서입니다. 노트북을 바꾸겠다는 결정은 기안서로 올리고, 그 노트북 네 대에 480만 원을 집행하겠다는 승인은 품의서로 올립니다.

그래서 이 양식에는 금액 표를 넣지 않았습니다. 대신 소요 예산 칸 한 줄만 두어 “별도 품의서로 상신 예정”처럼 적게 했습니다. 금액을 기안서 본문에 적어 두면 결재자가 그것으로 집행을 승인한 것인지 아닌지가 나중에 갈립니다.

구분	기안서	품의서
승인받는 것	일의 시행	금액의 집행
중심 내용	목적·배경·시행 방법	항목별 단가와 합계
돈이 안 드는 일	이 문서만으로 끝	쓰지 않음
결재 뒤 이어지는 문서	품의서 또는 공문	발주서·지출결의서

규모가 작은 회사는 기안서 한 장에 금액까지 적어 한 번에 결재받기도 합니다. 그 방식을 쓴다면 회사 규정에 그렇게 정해 두고, 한 문서에 두 승인을 담는다는 사실을 결재자가 알게 하세요.

목적과 배경은 어떻게 나눠 적나요

목적은 이 일을 해서 무엇을 얻으려는지이고, 배경은 지금 무엇이 문제인지입니다. 배경 없이 목적만 적으면 결재자가 왜 지금이어야 하는지 알 수 없고, 목적 없이 배경만 적으면 불평으로 읽힙니다.

배경 칸에는 숫자를 넣으세요. “노트북이 느립니다”보다 “6대 중 4대가 부팅에 5분 이상 걸립니다”가 결재를 통과시킵니다. 확인한 날짜와 확인한 사람까지 적어 두면 반려됐을 때 다시 설명할 일이 줄어듭니다.

내용 칸은 번호를 매겨 적습니다

대상·방식·일정 셋을 번호로 나눠 적는 것이 기본 형태입니다. 이 셋이 빠지면 결재자가 무엇을 승인하는지 특정하지 못합니다. 예를 들어 “영업팀 노트북 4대를, 사내 표준 사양으로 일괄 교체하며, 9월 21일 입고해 25일까지 이관한다”가 한 묶음입니다.

기존 방식을 바꾸는 안이라면 바꾸기 전과 후를 나란히 적으세요. 결재자는 무엇이 달라지는지만 보고 판단합니다. 예외를 두는 안이면 예외가 적용되는 범위와 끝나는 시점을 함께 적어 예외가 관행이 되지 않게 합니다.

시행일과 기안일은 왜 따로 있나요

기안일은 문서를 만든 날이고 시행일은 결재가 끝난 뒤 일을 시작하는 날입니다. 둘 사이에 결재가 도는 기간이 들어갑니다. 시행일을 기안일과 같게 적으면 결재가 끝나기 전에 이미 일이 시작된 문서가 되어 사후 승인이 됩니다.

결재선이 네 단계면 한 주 정도를 잡고 시행일을 뒤로 두세요. 시행일보다 결재가 늦어지면 시행일을 고쳐 다시 올리는 편이 낫습니다. 지난 날짜가 시행일로 박힌 문서는 감사에서 지적을 받는 자리입니다.

자주 틀리는 것

제목을 두루뭉술하게 적는 경우

“업무 개선의 건”으로는 몇 달 뒤 문서를 찾지 못합니다. 제목은 대상과 행위가 드러나게 적으세요. “영업팀 노후 노트북 교체 시행”처럼 적으면 문서번호를 몰라도 검색으로 찾습니다.

기대효과에 근거 없는 숫자를 적는 경우

“생산성 30% 향상” 같은 문장은 근거를 물으면 답이 없습니다. 측정할 수 있는 것만 적으세요. 건당 작업 시간이 20분에서 5분으로 줄어든다면 그 두 숫자를 어떻게 쟀는지 배경 칸에 함께 적습니다.

붙임 서류를 본문에 붙여 넣는 경우

견적이나 비교표를 내용 칸에 통째로 옮기면 문서가 길어져 읽히지 않습니다. 붙임 표에 서류명과 부수만 적고 파일을 따로 첨부하세요. 붙임 줄과 실제 첨부 파일 개수가 맞는지 보내기 전에 세어 봅니다.

자주 묻는 질문

문서번호는 어떻게 붙이나요

회사에 정해진 규칙이 있으면 그 규칙을 따르고, 없으면 부서 약칭·연도·일련번호 형태가 무난합니다. 번호 없이도 결재는 되지만 나중에 관련 문서를 이어 붙일 때 번호가 있어야 합니다. 이 문서를 근거로 다른 문서를 올릴 때는 그 문서의 관련 줄에 이 번호를 적습니다.

전자결재를 쓰는데 이 양식이 필요한가요

전자결재 화면에 붙여 넣을 초안을 만들 때 씁니다. 목적·배경·내용·기대효과 칸을 먼저 채워 두면 화면에서 빠뜨리는 항목이 줄어듭니다. 붙임 서류가 있는 결재라면 PDF로 저장해 함께 올리세요.

반려된 기안서는 고쳐서 다시 올리나요

같은 번호로 고쳐 올리면 무엇이 바뀌었는지 남지 않습니다. 새 번호를 붙여 다시 올리고, 배경 칸 첫 줄에 이전 문서번호와 반려 사유를 적으세요. 결재자가 지적한 부분이 고쳐졌는지 한눈에 보입니다.

목적과 배경을 먼저 채우고 내용 칸에 대상·방식·일정을 번호로 적은 뒤 저장해 결재선에 올리세요. 집행할 돈이 있는 안이라면 결재가 끝난 다음 품의서를 이어서 올립니다.

기안서 양식