품의서 양식

품의서는 돈을 쓰기 전에 얼마를 어디에 쓰겠다고 밝혀 승인을 받는 문서입니다. 위 도구는 건명·품의일·부서·품의자를 머리에 두고, 지출 항목을 항목·규격·수량·단가·금액 칸으로 받아 금액을 자동으로 곱합니다. 부가세 포함과 별도를 골라 공급가액·부가세·품의 금액을 나눠 찍고, 다섯 칸 결재란까지 넣어 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.

품의서와 지출결의서는 무엇이 다른가요

품의서는 쓰기 전에 받는 승인이고, 지출결의서는 쓴 뒤에 하는 정산입니다. 노트북 네 대를 사겠다고 올리는 것이 품의서이고, 사고 나서 세금계산서와 함께 결재를 올려 대금을 나가게 하는 것이 지출결의서입니다.

그래서 두 문서의 금액이 다를 수 있습니다. 품의서에는 견적 기준의 예상 금액이 들어가고, 지출결의서에는 실제 청구된 금액이 들어갑니다. 차이가 나면 지출결의서 비고 칸에 품의서 번호와 차액 사유를 적으세요. 차액이 큰 경우에는 품의서를 다시 올리는 회사도 있습니다.

항목 표는 어떻게 채우나요

한 줄에 하나씩, 수량과 단가를 나눠 적습니다. 금액 칸은 수량에 단가를 곱해 자동으로 채워지니 직접 적지 마세요. 줄을 나누는 기준은 단가가 다른 것입니다. 같은 노트북 네 대는 한 줄이고, 사양이 다른 한 대는 별도 줄입니다.

규격 칸을 비워 두지 마세요. “노트북 4대 480만 원”만으로는 결재자가 비싼지 싼지 판단하지 못합니다. 14인치 16GB 512GB처럼 값을 좌우하는 조건을 적어야 비교 견적을 받았다는 사실이 드러납니다.

부가세는 포함과 별도 중 무엇을 고르나요

받은 견적서에 적힌 대로 고릅니다. 견적 금액이 부가세를 포함한 금액이면 포함을, 부가세를 따로 더해야 하는 금액이면 별도를 고르세요. 면세 거래는 없음을 고릅니다. 고른 값에 따라 표 아래 공급가액과 부가세 줄이 다르게 계산됩니다.

포함을 고르면 합계를 11로 나눈 값이 부가세로 잡힙니다. 별도를 고르면 합계의 10%가 부가세로 더해지고 품의 금액이 그만큼 커집니다. 이 자리를 잘못 고르면 예산에서 10% 차이가 나 집행 단계에서 다시 결재를 받게 됩니다.

품의 사유에는 무엇을 적나요

지금 왜 이 돈이 필요한지를 두세 줄로 적습니다. 무엇이 문제이고 이 지출로 그 문제가 어떻게 해소되는지가 들어가야 합니다. 숫자로 적을 수 있으면 숫자로 적으세요.

대안을 검토했다면 그 사실도 적습니다. 세 곳에서 견적을 받아 가장 싼 곳을 골랐다면 그 문장이 승인을 빠르게 만듭니다. 한 곳에서만 받았다면 왜 한 곳인지를 적으세요. 수의 계약 사유를 적지 않은 품의서가 감사에서 가장 자주 걸립니다.

이 지출이 앞선 결정에서 나온 것이라면 그 문서번호를 첫 줄에 적으세요. 시행 승인을 기안서로 먼저 받았다면 그 번호를 쓰면 결재자가 배경을 다시 읽지 않아도 됩니다.

자주 틀리는 것

이미 쓴 돈을 품의서로 올리는 경우

먼저 사고 나서 품의서를 올리는 것을 사후 품의라 부르고, 대부분의 회사가 이를 규정 위반으로 봅니다. 이미 집행한 건이면 품의서가 아니라 지출결의서에 사유를 적어 올리세요. 급하게 써야 할 일이 자주 생긴다면 소액 지출 한도를 규정으로 정해 두는 편이 낫습니다.

예산 항목을 비워 두는 경우

어느 예산에서 나가는지 적지 않으면 결재자가 잔액을 확인하지 못해 결재가 멈춥니다. 예산 항목 칸에 계정과 예산명을 적고, 잔액이 빠듯하면 비고 칸에 집행 후 남는 금액을 적어 두세요.

한 건을 쪼개 여러 번 올리는 경우

결재선을 낮추려고 500만 원짜리를 250만 원씩 두 번 올리는 것은 분할 품의이고 감사에서 걸립니다. 같은 목적의 지출은 한 건으로 묶어 올리세요. 실제로 시기가 다른 지출이라면 각 품의서 비고 칸에 서로의 문서번호를 적어 관계를 남깁니다.

자주 묻는 질문

견적서를 꼭 붙여야 하나요

금액의 근거가 되므로 붙이는 편이 낫습니다. 회사 규정에 첨부 기준이 있으면 그 기준을 따르고, 없으면 일정 금액 이상은 견적 두 곳 이상을 붙이도록 정해 두세요. 견적을 받을 곳이 필요하면 견적서 양식을 상대방에게 보내 같은 형식으로 받을 수 있습니다.

승인 뒤 금액이 달라지면 어떻게 하나요

승인 금액보다 적게 쓰는 것은 대개 문제가 되지 않지만, 넘어서면 초과분에 대해 다시 승인을 받아야 합니다. 초과 폭이 얼마부터 재승인 대상인지는 회사가 규정으로 정해 둡니다. 규정이 없으면 결재자에게 먼저 알리고 그 회신을 비고 칸에 남기세요.

품의서가 승인되면 바로 주문해도 되나요

결재가 완결된 뒤에 주문합니다. 중간 결재만 받은 상태에서 주문하면 나머지 결재가 반려됐을 때 되돌리지 못합니다. 주문은 발주서로 하고, 발주서에 품의서 번호를 적어 두면 나중에 대금 지급 단계에서 문서가 이어집니다.

항목 표에 수량과 단가를 나눠 적고 견적서에 맞춰 부가세 방식을 고른 뒤, 품의 사유에 대안 검토 결과까지 적어 저장해 결재선에 올리세요.