발주서는 사는 쪽이 파는 쪽에 “이 물건을 이 수량, 이 단가로 이 날짜까지 이 장소에 보내 달라”고 주문하는 문서입니다. 견적서를 받아 단가를 확인한 다음 그 내용을 그대로 옮겨 보내는 자리에 놓입니다. 위 도구에 품목과 납기일, 납품 장소를 넣으면 합계와 부가세를 계산해 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.
발주서에서 다툼을 막는 칸은 납기일과 납품 장소입니다
금액은 견적서에서 이미 합의된 값이라 그대로 옮기면 끝이지만, 납기일과 납품 장소는 발주서에서 처음 정해지는 값입니다. 이 둘이 비어 있으면 파는 쪽이 자기 편한 날짜와 자기가 아는 주소로 보내고, 현장에서 받을 사람이 없어 물건이 되돌아갑니다.
- 납기일 — 날짜로 적습니다. “가능한 빨리”는 납기가 아니며 지연 책임을 물을 근거도 되지 않습니다.
- 납품 장소 — 사무실 주소가 아니라 물건이 실제로 들어갈 곳을 적습니다. 층수와 창고 이름까지 적으면 화물 기사가 두 번 전화하지 않습니다.
- 인수 담당과 연락처 — 도착했을 때 누구에게 연락할지 정해 둡니다.
- 근거 견적번호 — 받은 견적서 번호를 적어 두면 단가가 달라졌을 때 어느 쪽이 바꿨는지 바로 확인됩니다.
- 결제 조건 — 선금인지 납품 후인지, 월말 마감인지. 위 도구는 자주 쓰는 다섯 가지를 골라 넣게 했습니다.
- 품목·규격·수량·단위 — 단위를 빼면 100이 개인지 박스인지 본인지 알 수 없습니다.
- 발주 조건 — 검수 기준, 운송비 부담, 분할 납품 허용 여부.
견적서를 받고 발주서를 보내는 순서
발주는 보통 네 단계로 오갑니다. 단계마다 문서가 하나씩 붙고, 앞 문서의 번호를 뒤 문서가 인용하는 방식으로 이어집니다.
| 단계 | 누가 만드나 | 문서 |
|---|---|---|
| 1. 금액 확인 | 파는 쪽 | 견적서 |
| 2. 주문 | 사는 쪽 | 발주서 |
| 3. 납품과 인수 | 파는 쪽 | 납품서 또는 거래명세서 |
| 4. 대금 요구 | 파는 쪽 | 청구서, 세금계산서 |
1번 없이 2번부터 시작하는 거래도 많습니다. 단가를 이미 아는 정기 구매라면 발주서에 단가를 직접 적고 보내면 됩니다. 앞뒤 문서는 견적서 양식과 청구서 양식에서 같은 방식으로 만듭니다.
발주서에 서명하면 계약이 되나요
발주서는 청약, 즉 계약을 맺자는 의사 표시에 해당합니다. 파는 쪽이 받아들이면 그 내용대로 매매 계약이 성립하는 것이 거래 관행이고, 실무에서는 수주 확인서나 발주서 사본에 날인해 돌려보내는 방식으로 승낙을 표시합니다. 구체적 효력은 두 회사가 맺은 기본 거래 약정과 개별 사정에 따라 달라지므로, 금액이 큰 거래라면 발주서 대신 별도 계약서를 쓰는 편이 안전합니다.
위 도구의 발주서 아래쪽에는 발주자와 수주자 날인란을 두었습니다. 한 장은 보내고 한 장은 서명받아 되돌려 받는 쓰임을 염두에 둔 자리입니다. 날인 이미지가 필요하면 이름 도장 만들기에서 만들어 넣을 수 있으며, 이 이미지는 전자서명이 아니고 인감을 대신하지 못합니다.
부가세를 별도로 둘지 포함으로 둘지
발주 금액은 결재 상한과 직접 연결되므로 표시 방식을 견적서와 맞춰야 합니다. 위 도구는 부가세를 별도·포함·없음으로 나누고, 고른 값에 따라 공급가액과 세액을 다르게 계산합니다.
| 선택 | 품목 합계가 320,000원일 때 | 계산 |
|---|---|---|
| 별도 | 공급가액 320,000 + 부가세 32,000 = 352,000원 | 합계에 10퍼센트를 더합니다 |
| 포함 | 공급가액 290,910 + 부가세 29,090 = 320,000원 | 합계를 11로 나눈 값이 세액입니다 |
| 없음(면세) | 320,000원 | 면세 품목이거나 간이과세자입니다 |
원 단위 아래는 버립니다. 발주 금액은 세금계산서를 받을 때 다시 대조하게 되는데, 「부가가치세법」 제32조 제1항은 세금계산서에 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 적도록 정하고 있습니다. 발주서에서 세액을 나누어 두면 나중에 두 숫자를 그대로 맞춰 볼 수 있습니다.
자주 틀리는 것
수량 단위를 비우는 경우
강관 100이라고만 적으면 100본인지 100미터인지 갈립니다. 길이 단위로 파는 자재는 특히 자주 어긋나므로 단위 칸을 채우고 규격에 길이를 함께 적으세요.
납품 장소에 본사 주소를 적는 경우
결재 서류에는 본사 주소를 쓰지만 물건은 현장으로 가야 하는 경우가 많습니다. 장소 칸은 받을 사람이 서 있는 곳으로 적고, 세금계산서용 주소는 발주자 정보 칸에 따로 남깁니다.
발주번호를 매기지 않는 경우
번호가 없으면 납품서와 청구서가 어느 발주 건인지 가리킬 수 없어 월말 대조에서 시간을 씁니다. PO-2026-0911처럼 날짜를 넣는 규칙 하나만 정해 두면 됩니다.
자주 묻는 질문
발주서를 보낸 뒤 취소할 수 있나요
파는 쪽이 아직 승낙하지 않았다면 취소 여지가 있지만, 이미 자재를 사거나 생산에 들어갔다면 그 손해를 두고 다투게 됩니다. 취소 가능 시점을 발주 조건 칸에 미리 적어 두는 편이 낫습니다.
수량이 모자라게 들어오면 어떻게 처리하나요
납품서에 발주 수량과 납품 수량을 나란히 적어 받으면 부족분이 숫자로 남습니다. 납품서 양식은 두 수량을 따로 두고 미납 수량을 계산합니다.
여러 납기로 나누어 받을 때는 발주서를 몇 장 쓰나요
한 장에 품목 줄을 나누고 비고에 각 줄의 납기를 적는 방식이 대조하기 쉽습니다. 납기 차이가 한 달 이상이면 발주번호를 달리해 두 장으로 쪼개는 편이 정산에서 덜 헷갈립니다.
품목과 납기가 정해졌다면 위 입력란을 채우고 필요한 형식으로 저장하세요. 파일은 브라우저 안에서 만들어지고 거래처 이름과 금액은 서버로 가지 않습니다. 확인 방법은 5대 약속에 적어 두었습니다.