지출결의서 양식

지출결의서는 회사 돈을 쓰기 전이나 쓴 뒤에 사내에서 결재를 받는 문서입니다. 세법이 요구하는 증빙이 아니라 조직이 스스로 만든 내부 통제 장치이므로, 서식과 결재 단계는 회사마다 다릅니다. 위 도구에 건명과 지출 항목을 넣으면 합계를 계산하고 기안·검토·승인·지급 네 칸의 결재란을 넣어 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.

지출결의서는 세법 문서가 아닙니다

「부가가치세법」 제32조 제1항은 사업자가 재화나 용역을 공급하는 경우 공급하는 사업자의 등록번호와 성명, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 적은 세금계산서를 발급하여야 한다고 정하고 있습니다. 지출결의서는 이 조문이 말하는 어떤 문서에도 해당하지 않습니다. 회사가 돈을 쓴 사실을 세무상 인정받으려면 세금계산서·계산서·카드전표·현금영수증 가운데 하나를 따로 받아 붙여야 합니다.

「소득세법」 제163조 제1항도 사업자등록을 한 사업자가 재화나 용역을 공급하는 경우 계산서 또는 영수증을 작성하여 공급받는 자에게 발급하여야 한다고 정하고 있습니다. 발급 주체는 돈을 받는 쪽입니다. 지출결의서는 돈을 쓰는 쪽이 스스로 쓰는 문서이므로, 아무리 잘 만들어도 외부 증빙을 대신하지 못합니다. 결의서에 첨부 칸을 둔 이유가 여기에 있습니다.

지출 전에 쓰는 경우와 쓴 뒤에 쓰는 경우

사전 결의는 돈을 쓸 권한을 미리 받는 절차이고, 사후 정산은 이미 쓴 돈을 사후에 인정받는 절차입니다. 같은 종이를 쓰지만 결재를 거치는 시점이 다르므로 위 도구는 결의 시점 칸을 두어 문서 머리에 표시하게 했습니다.

사전 결의로 승인받은 금액보다 실제 지출이 커지면 차액을 다시 올려야 합니다. 예정 금액을 넉넉하게 올려 두고 남은 돈을 쓰지 않는 방식은 예산 통제를 무력화하므로 대체로 금지됩니다. 예정 금액의 근거는 견적서를 받아 첨부합니다.

결재란은 몇 칸이 필요한가요

위 도구는 기안·검토·승인·지급 네 칸을 넣었습니다. 기안자가 올리고, 부서장이 내용을 보고, 결재권자가 승인하고, 경리가 실제로 돈을 내보낸 사실까지 한 줄에 남기는 구성입니다. 칸이 넷이면 누가 어디까지 책임지는지가 종이 한 장에 드러납니다.

직원이 다섯 명인 회사에서 네 칸을 채우려면 한 사람이 두 칸에 서명하게 됩니다. 그런 상황이라면 검토 칸을 비워 두고 기안과 승인만 받는 편이 낫습니다. 금액 구간별로 승인권자를 달리 정하는 회사에서는 건명 옆 문서번호에 부서 약칭을 넣어 어느 규정으로 처리한 건인지 표시합니다.

계정과목은 왜 두 군데에 있나요

문서 머리의 계정과목은 이 건 전체를 대표하는 과목이고, 항목 표 안의 계정과목은 줄마다 다를 수 있는 과목입니다. 사무용품과 택배비를 한 건으로 올리면 머리에는 소모품비를, 표 안에는 줄별로 소모품비와 운반비를 적습니다.

과목이 섞이면 경리가 기표할 때 전표를 나눠야 합니다. 줄이 세 개 넘게 섞일 것 같으면 건을 나누어 결의서를 두 장 만드는 편이 나중에 결산에서 찾기 쉽습니다. 항목 줄은 필요한 만큼 늘릴 수 있고, 첫 장에 다 들어가지 않으면 다음 장으로 넘어가며 표 머리글이 다시 나옵니다.

자주 틀리는 것

지출 사유를 건명과 똑같이 적는 경우

건명이 “9월 사무용품 구입”이면 사유 칸에는 왜 지금 사야 하는지를 적습니다. “재고 소진으로 정기 구매”처럼 한두 줄이면 됩니다. 두 칸이 같은 말이면 결재권자가 판단할 근거가 사라집니다.

부가세를 합계에 두 번 더하는 경우

거래처가 준 견적이 이미 세금을 포함한 금액이면 항목 금액에 그대로 넣고 따로 더하지 않습니다. 위 도구는 지출 합계를 항목 금액의 단순 합으로만 계산하므로, 세액을 따로 세워야 하면 항목 줄을 하나 더 만들어 적습니다.

첨부 없이 올리는 경우

세금계산서나 카드전표가 붙지 않은 결의서는 결재가 끝나도 장부에 올리지 못합니다. 첨부 칸에 “견적서 1부, 거래명세서 1부”처럼 무엇을 몇 부 붙였는지 적어야 전표를 철할 때 빠진 종이를 찾습니다.

자주 묻는 질문

품의서와 지출결의서는 다른 문서인가요

품의서는 무엇을 하겠다는 결정을 받는 문서이고 지출결의서는 그에 따라 돈을 쓰겠다는 결정을 받는 문서입니다. 금액이 작은 건은 한 장으로 합쳐 처리하는 회사가 많고, 그럴 때는 지출 사유 칸에 품의 내용을 함께 적습니다.

법인카드로 쓴 것도 결의서를 써야 하나요

회사 규정에 따라 갈립니다. 카드 명세서만으로 정산하는 회사도 있고, 건별로 사후 정산 결의서를 요구하는 회사도 있습니다. 지급 방법에서 법인카드를 고르고 첨부에 카드전표를 적어 두면 두 방식 모두에 맞습니다.

결재란에 도장을 꼭 찍어야 하나요

전자결재를 쓰는 회사는 시스템 기록이 결재란을 대신합니다. 종이로 돌리는 회사라면 인쇄해 서명하거나 이름 도장 만들기에서 만든 이미지를 넣으세요. 이 이미지는 전자서명이 아니고 인감을 대신하지 못합니다.

저장 형식은 무엇을 고르나요

항목 표가 중심이라 엑셀이 기본입니다. 엑셀 파일에는 지출 합계가 값이 아니라 수식으로 들어가므로 항목 금액을 고치면 합계가 따라 바뀝니다. 결재를 종이로 돌린다면 PDF로 저장해 인쇄하고, 사내 양식에 맞춰 문구를 바꿔야 하면 워드나 한글로 저장하세요.

파일은 이 브라우저 안에서 만들어집니다. 입력한 거래처 이름과 금액은 서버로 가지 않습니다. 확인하는 방법은 5대 약속 쪽에 적어 두었습니다.

지출 항목과 금액이 정해졌다면 위 입력란을 채워 인쇄하고 첨부 서류를 붙여 결재에 올리세요. 대금을 지급한 뒤 상대에게 받아 둘 종이는 영수증 양식에서 확인합니다.