재고관리대장은 품목의 입고와 출고를 날짜순으로 적고 남은 수량을 따라가는 장부입니다. 월말에 창고에서 세어 본 수량과 장부의 재고가 같으면 그달 기록이 맞는 것이고, 다르면 어느 줄이 빠졌는지 찾는 출발점이 됩니다. 위 도구에 전기 이월 수량과 입출고 줄을 넣으면 입고 합계·출고 합계·장부 재고를 계산해 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.
재고 칸은 직접 적고 합계는 자동으로 나옵니다
재고 수량은 앞 줄의 재고에 이번 줄의 입고를 더하고 출고를 뺀 값이라 줄과 줄이 서로를 물고 있습니다. 위 도구의 계산기는 한 줄 안의 값만 보므로 재고를 대신 채워 주지 않습니다. 재고 칸은 사람이 적는 칸으로 두었고, 자동으로 나오는 값은 아래 넷입니다.
- 입고 합계 — 입고 칸을 모두 더한 수량입니다.
- 출고 합계 — 출고 칸을 모두 더한 수량입니다.
- 당기 증감 — 입고 합계에서 출고 합계를 뺀 수량입니다.
- 장부 재고 — 전기 이월에 당기 증감을 더한 수량이며, 마지막 줄에 적은 재고와 같아야 합니다.
두 숫자가 어긋나면 중간 어느 줄에서 재고를 잘못 이어받은 것입니다. 위에서부터 한 줄씩 내려오며 앞 줄 재고에 입고를 더하고 출고를 빼 보면 어긋나기 시작하는 줄이 나옵니다.
장부 재고와 실사 수량이 다르면 무엇을 보나요
차이가 났다는 것은 물건이 움직였는데 줄이 없다는 뜻입니다. 금액이 아니라 사건을 찾는 일이므로 창고를 다시 세기 전에 아래 네 가지를 먼저 봅니다.
| 차이 방향 | 흔한 원인 | 확인할 서류 |
|---|---|---|
| 실사가 적음 | 출고를 적지 않고 물건만 나감 | 납품서, 출고 요청서 |
| 실사가 적음 | 파손·분실을 줄로 남기지 않음 | 창고 일지 |
| 실사가 많음 | 입고를 적지 않고 받아 둠 | 거래명세서, 매입 전표 |
| 실사가 많음 | 반품 입고를 출고 취소로 처리 | 반품 확인서 |
원인을 찾으면 앞 줄을 고치지 말고 조정 줄을 새로 넣습니다. 파손 2개라면 출고 칸에 2를 적고 비고에 “9/19 파손”이라고 남깁니다. 이렇게 해야 다음 달 대장을 볼 사람이 왜 수량이 줄었는지 알 수 있습니다. 물건이 나간 근거는 납품서 양식에, 들어온 근거는 거래명세서 양식에 남깁니다.
품목을 몇 개까지 한 장에 넣나요
품목 하나에 한 장이 기본입니다. 재고 칸이 누적이라 여러 품목을 한 장에 섞으면 마지막 줄의 재고가 어느 품목의 수량인지 알 수 없습니다. 위 도구의 품목 칸은 같은 품목의 규격 차이를 적는 자리로 쓰고, 종류가 다른 물건은 장을 나눕니다.
품목이 열 가지를 넘고 입출고가 매일 있는 사업장이라면 이 양식보다 재고 관리 프로그램이 맞습니다. 손으로 쓰는 대장은 품목 수가 적고 움직임이 주 단위인 자재창고, 소모품 창고, 판촉물 보관함 같은 자리에서 값을 합니다.
수량 단위는 왜 미리 정해 두나요
같은 물건을 어떤 날은 박스로, 어떤 날은 낱개로 적으면 합계가 무의미해집니다. 위 도구의 수량 단위 칸에서 개·박스·kg·m·set 중 하나를 고르면 그 장의 모든 수량이 그 단위라는 표시가 문서 머리에 찍힙니다.
박스로 받아 낱개로 내보내는 품목이라면 장부의 단위를 낱개로 정하고 입고할 때 환산해 적습니다. 비고 칸에 “10박스 입고, 1박스 20개”라고 남겨 두면 나중에 환산이 맞는지 되짚을 수 있습니다.
자주 틀리는 것
전기 이월을 비우고 시작하는 경우
첫 줄부터 0으로 시작하면 그달 장부 재고가 실사 수량과 계속 어긋납니다. 지난 대장의 마지막 재고를 옮겨 적고, 처음 만드는 대장이라면 시작하는 날 세어 본 수량을 이월로 넣습니다.
출고를 마이너스 입고로 적는 경우
입고 칸에 -20처럼 적으면 입고 합계와 출고 합계가 둘 다 틀어집니다. 나간 수량은 출고 칸에 양수로 적습니다.
재고 칸을 마지막 줄에만 적는 경우
중간 줄의 재고를 비워 두면 차이가 났을 때 어느 줄부터 어긋났는지 찾지 못하고 처음부터 다시 세어야 합니다. 줄마다 그 시점의 남은 수량을 적어야 검산이 됩니다.
자주 묻는 질문
금액은 왜 적는 칸이 없나요
재고 금액은 어떤 평가 방법을 쓰느냐에 따라 달라지고 그 계산은 결산 작업입니다. 이 대장은 수량이 맞는지 보는 데까지만 쓰고, 산 금액은 매입장 양식에, 판 금액은 매출장 양식에 남깁니다.
실사는 얼마나 자주 하나요
월말에 한 번이 기본이고, 값이 나가거나 분실이 잦은 품목은 주 단위로 세는 곳도 있습니다. 실사일 칸에 세어 본 날짜를 적어 두면 다음 차이가 났을 때 어느 구간을 뒤질지 좁혀집니다.
여러 창고에 나눠 보관하면 어떻게 하나요
보관 장소별로 장을 나눕니다. 한 장에 합치면 실사할 때 두 창고를 같은 날 세어야 하고, 한쪽을 빠뜨리면 차이의 원인이 창고 간 이동인지 분실인지 가려지지 않습니다.
지난 대장의 마지막 재고를 확인했다면 위 입력란에 전기 이월부터 넣고 첫 줄을 적으세요. 파일은 브라우저 안에서 만들어지고 품목과 수량은 서버로 가지 않습니다. 확인 방법은 5대 약속에 적어 두었습니다.