납품서 양식

납품서는 물건을 보낼 때 상자와 함께 건네는 문서로, 받는 사람이 수량과 상태를 확인하고 서명해 주면 인수 사실이 남습니다. 금액을 정리하는 문서가 아니라 물건이 도착했다는 확인을 받는 문서라는 점이 거래명세서와 갈리는 지점입니다. 위 도구에 품목과 수량, 납품 장소를 넣으면 인수 확인란이 붙은 양식을 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.

납품서와 거래명세서는 무엇이 다른가요

납품서는 물건 인수를 확인받는 문서이고, 거래명세서는 거래 내역을 금액까지 정리해 남기는 문서입니다. 이름이 섞여 쓰이지만 쓰임이 달라서, 현장에서 서명받을 종이에 단가와 총액이 다 찍혀 있으면 곤란한 경우가 생깁니다.

한 장으로 둘을 겸하는 회사도 많습니다. 그럴 때는 납품서에 단가와 금액을 함께 넣고 인수 확인란을 그대로 둡니다. 반대로 물건을 받는 사람이 단가를 볼 위치가 아니라면 단가 칸을 비우고 수량만 적어 보내세요. 내역을 금액까지 정리해 남길 문서는 거래명세서 양식에서 따로 만듭니다.

인수자 확인란에 무엇을 받아야 하나요

서명 한 칸만 받아 두면 나중에 “받은 적 없다”는 말은 막지만 “수량이 모자랐다”는 말은 막지 못합니다. 위 도구는 인수일자, 인수자 성명, 서명, 확인 사항을 한 덩이로 배치해 네 값을 함께 받게 했습니다.

• 인수일자 — 발송일과 다를 수 있으므로 받는 사람이 직접 적게 둡니다.
• 인수자 성명 — 서명만 있으면 누가 받았는지 읽기 어렵습니다. 이름을 따로 받습니다.
• 서명 또는 인 — 개인 서명이든 부서 도장이든 한쪽은 있어야 합니다.
• 확인 사항 — 수량 확인과 상태 확인을 따로 표시하게 두었습니다. 상자를 열지 않고 서명한 경우와 구분됩니다.

발주 수량과 납품 수량을 나란히 적는 이유

발주 100개에 납품 80개면 그 자리에서 20개가 미납으로 남습니다. 위 도구는 발주 수량 칸과 납품 수량 칸을 따로 두고 두 합계의 차이를 미납 수량으로 계산해 표 위에 보여 줍니다. 숫자가 문서에 찍혀 있으면 잔량을 두고 나중에 기억을 맞출 일이 없습니다.

발주 수량은 받은 발주서에서 옮겨 적습니다. 발주번호까지 함께 적어 두면 상대 담당자가 자기 발주 건과 대조할 수 있습니다. 앞 단계 문서는 발주서 양식에서 만듭니다.

납품서가 세금계산서를 대신하나요

대신하지 못합니다. 「부가가치세법」 제32조 제1항은 사업자가 재화 또는 용역을 공급할 때 공급하는 사업자의 등록번호와 성명, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 적은 세금계산서를 공급받는 자에게 발급하도록 정하고 있습니다. 납품서는 이 문서와 별개이며, 인수 확인을 받았다고 계산서 발급 의무가 없어지지 않습니다.

면세 거래라면 「소득세법」 제163조 제1항이 계산서 또는 영수증 발급을 정하고 있습니다. 발급 기한과 의무 대상 여부는 홈택스에서 확인하세요. 납품서 서명본은 세무 서류가 아니라 인수 사실을 두고 다툴 때 쓰는 기록으로 보관합니다.

자주 틀리는 것

서명본을 회수하지 않는 경우

두 장을 인쇄해 한 장은 물건과 함께 두고 한 장은 서명받아 가져오는 것이 이 문서의 사용법입니다. 서명본이 없으면 납품서를 만든 수고가 남지 않습니다. 택배로 보낼 때는 송장번호를 적어 두어 배송 기록으로 대신합니다.

품목을 상자 단위로만 적는 경우

“자재 3박스”로 적으면 안에 무엇이 몇 개 들었는지 확인할 방법이 없어 서명이 의미를 잃습니다. 품목을 줄로 나누고 규격과 수량을 적으세요. 줄은 필요한 만큼 추가할 수 있습니다.

납품 장소를 계약서 주소로 적는 경우

물건이 들어갈 현장과 사업장 주소가 다른 경우가 많습니다. 장소 칸은 물건이 실제로 내려지는 곳으로 적고, 층수나 창고 이름까지 넣으면 기사가 헤매지 않습니다.

자주 묻는 질문

단가를 빼고 수량만 적어도 되나요

됩니다. 인수 확인이 목적이므로 단가와 금액 칸을 비워도 문서가 성립합니다. 현장 작업자가 단가를 볼 위치가 아닐 때 자주 이렇게 씁니다.

인수자가 서명을 거부하면 어떻게 하나요

서명을 강제할 방법은 없으므로 배송 기록으로 대신합니다. 택배·화물 송장번호를 납품서에 적고 배송 완료 기록을 함께 보관하세요. 반복되는 거래처라면 인수 확인 절차를 발주서 조건 칸에 미리 넣어 둡니다.

분할 납품할 때 납품서를 몇 장 쓰나요

보내는 회차마다 한 장씩 씁니다. 같은 발주번호를 적고 비고에 “3차분”처럼 회차를 남기면 마지막에 합쳐 대조할 수 있습니다.

보낼 품목과 장소가 정해졌다면 위 입력란을 채우고 두 장 인쇄할 형식으로 저장하세요. 파일은 브라우저 안에서 만들어지고 거래처 이름과 수량은 서버로 가지 않습니다. 확인 방법은 5대 약속에 적어 두었습니다.