거래명세서 양식

거래명세서는 물건이나 용역을 실제로 넘길 때 무엇을 얼마나 보냈는지 적어 함께 건네는 문서입니다. 견적서가 “이 금액에 하겠다”는 제안이라면 거래명세서는 “이만큼 보냈다”는 기록이고, 받는 쪽이 인수란에 서명하면 수령 사실까지 남습니다. 위 도구에 품목과 수량, 단가를 넣으면 공급가액과 부가세를 정수로 계산해 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.

거래명세서는 견적서와 세금계산서 사이의 문서입니다

세 문서는 거래의 서로 다른 시점에 나옵니다. 순서를 섞으면 아직 물건을 보내지도 않았는데 세금계산서를 요구받거나, 반대로 납품을 끝냈는데 무엇을 보냈는지 증명할 종이가 없는 일이 생깁니다. 거래명세서는 물건이 손을 옮겨 간 그 시점을 붙잡는 문서입니다.

「부가가치세법」 제32조 제1항은 사업자가 재화나 용역을 공급하는 경우 공급하는 사업자의 등록번호와 성명, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 적은 세금계산서를 발급하여야 한다고 정하고 있습니다. 거래명세서에는 그런 법정 기재 의무가 없습니다. 그래서 서식이 회사마다 다르고, 대신 실무에서는 세금계산서와 같은 항목을 미리 채워 두어 나중에 그대로 옮겨 적습니다. 아직 납품 전이라면 견적서 양식이 먼저입니다.

인수자 확인란이 왜 필요한가요

거래명세서 두 장을 만들어 한 장은 받는 쪽이 서명해 돌려주고 한 장은 보내는 쪽이 보관하는 방식이 실무의 기본입니다. 이 서명이 있으면 “몇 개 덜 왔다”거나 “받은 적 없다”는 주장이 나올 때 수량과 날짜를 함께 가리킬 수 있습니다. 위 도구는 마지막에 인수자 이름과 인수일, 서명 자리를 넣어 두었습니다.

서명은 법이 요구하는 절차가 아니라 증거를 남기는 장치입니다. 택배나 화물로 보내 대면 서명을 받지 못하는 경우에는 운송장 번호를 비고란에 적고 거래명세서 사진을 함께 보내 두는 편이 낫습니다. 도장이 필요하면 PDF로 저장해 인쇄한 뒤 날인하거나 이름 도장 만들기로 만든 이미지를 넣습니다. 이 이미지는 전자서명이 아니고 인감을 대신하지 못합니다.

부가세 별도와 포함은 금액이 어떻게 갈리나요

같은 품목 합계를 적어도 별도인지 포함인지에 따라 상대가 낼 돈이 10퍼센트 가까이 달라집니다. 위 도구는 부가세 항목을 별도·포함·없음 세 가지로 나누었고, 고른 값에 따라 공급가액과 세액을 다르게 계산합니다. 원 단위 아래는 버립니다.

거래명세서의 세액은 참고값입니다. 실제로 부담할 세액은 세금계산서를 발급할 때 확정되고, 전자세금계산서를 의무로 발급해야 하는 대상인지는 직전 연도 공급가액 기준으로 갈립니다. 그 기준 금액은 바뀌므로 홈택스에서 확인하세요.

납품이 여러 번 나뉘면 어떻게 적나요

발주 한 건을 세 번에 걸쳐 보낸다면 거래명세서도 세 장을 만들어 보낸 날짜별로 실제 보낸 수량만 적습니다. 한 장에 발주 전량을 적고 “이번에 일부만 보냄”이라고 쓰면 인수 서명이 전량에 대한 확인처럼 읽혀 나중에 다툼이 됩니다.

남은 수량은 비고란에 “잔량 3개는 9월 18일 추가 납품”처럼 숫자와 날짜로 적습니다. 품목 줄은 필요한 만큼 늘릴 수 있고, 줄이 첫 장에 다 들어가지 않으면 다음 장으로 넘어가면서 표의 머리글이 다시 나옵니다.

자주 틀리는 것

단가 칸에 총액을 넣는 경우

단가 자리에 그 품목의 총액을 넣으면 합계가 수량 배로 불어납니다. 위 도구는 금액 칸을 직접 입력하지 못하게 막고 수량 곱하기 단가로만 계산하므로, 합계가 이상하면 수량과 단가 칸을 먼저 보면 됩니다.

규격을 비워 두는 경우

같은 이름의 다른 물건이 오면 반품 분쟁이 규격 칸에서 갈립니다. “복사용지” 대신 “A4 복사용지 80g 500매”까지 적어야 받는 쪽 창고 담당자가 검수할 수 있습니다.

거래명세서를 세금계산서로 쓰는 경우

거래명세서는 세금계산서가 아니므로 이것만 보관해도 매입세액을 공제받지는 못합니다. 세금계산서나 신용카드매출전표 같은 적격증빙을 따로 받아야 합니다. 대금까지 받았다면 영수증과는 별개 문서라는 점도 같이 기억하세요.

자주 묻는 질문

납품확인서와 거래명세서는 다른 문서인가요

이름만 다르고 실무에서 하는 일은 겹칩니다. 납품확인서는 받는 쪽이 수령을 확인하는 데 무게가 있고, 거래명세서는 품목과 금액을 나열하는 데 무게가 있습니다. 인수란이 있는 거래명세서 한 장이면 두 용도를 같이 씁니다.

개인 간 거래에도 쓸 수 있나요

사업자등록번호 칸을 비우고 이름과 연락처만 적으면 됩니다. 중고 장비를 넘기면서 수량과 상태를 적어 두는 용도로도 같은 양식을 씁니다.

금액을 고쳐야 하면 어떻게 하나요

이미 서명을 받은 명세서를 덧칠해 고치면 증거 가치가 사라집니다. 날짜를 새로 적은 명세서를 다시 만들고 비고란에 “○월 ○일자 명세서 대체”라고 남기세요. 엑셀로 저장했다면 수량만 고쳐도 합계와 세액이 수식으로 따라 바뀝니다.

저장 형식은 무엇을 고르나요

표가 중심인 문서라 엑셀이 기본입니다. 위 도구가 만드는 엑셀 파일에는 합계와 부가세가 값이 아니라 수식으로 들어가므로 받는 쪽에서 수량을 고치면 금액이 따라 바뀝니다. 상대가 고치지 못하게 하려면 PDF로, 사내 결재 양식에 붙여야 하면 워드나 한글로 저장하세요.

파일은 이 브라우저 안에서 만들어집니다. 입력한 거래처 이름과 금액은 서버로 가지 않습니다. 확인하는 방법은 5대 약속 쪽에 적어 두었습니다.

품목과 수량이 확정됐다면 위 입력란을 채워 두 장을 인쇄하고, 한 장은 인수 서명을 받아 보관하세요. 대금을 받는 단계로 넘어가면 영수증 양식을 씁니다.