저장 형식은 받는 사람이 그 파일로 무엇을 할지가 정합니다. 숫자를 고쳐 쓸 사람에게는 엑셀, 문장을 손볼 사람에게는 워드나 한글, 아무것도 고치지 않고 보거나 인쇄만 할 사람에게는 PDF입니다. 파일을 여러 개 만들어 두고 상황마다 골라 보내는 것이 가장 안전합니다.
고칠 사람이 있느냐가 첫 갈림길입니다
문서를 보내는 목적이 확정된 내용을 전달하는 것인지, 상대가 채워 넣거나 조정할 여지를 남기는 것인지부터 정합니다. 확정본이라면 상대가 열어서 고칠 수 있는 형식으로 보낼 이유가 없습니다. 반대로 견적 조정이나 항목 추가가 오갈 문서를 고정된 형식으로 보내면 상대가 숫자를 손으로 옮겨 적게 되고, 옮기는 과정에서 틀립니다.
이 판단이 서면 나머지는 거의 자동으로 정해집니다. 고칠 사람이 있고 내용이 표와 숫자면 엑셀, 고칠 사람이 있고 내용이 문장이면 워드나 한글, 고칠 사람이 없으면 PDF입니다.
형식별로 지키는 것과 잃는 것
네 형식은 잘하는 일이 서로 다릅니다. 하나가 다른 셋을 대신하지 못하므로 문서마다 다시 고릅니다.
| 형식 | 잘하는 일 | 약한 자리 | 쓰는 자리 |
|---|---|---|---|
| 엑셀 | 수식이 살아 있어 수량을 고치면 금액이 따라감 | 여러 장 인쇄하면 줄이 잘림 | 견적서·명세서·대장 |
| 워드 | 문장 편집이 쉽고 메모를 달기 좋음 | 여는 환경에 따라 줄바꿈이 달라짐 | 계약서·이력서·보고서 |
| 어디서 열어도 보이는 모양이 같음 | 내용을 고치기 어려움 | 제출본·인쇄본·보관본 | |
| 한글 | 국내 기관 서식과 결이 맞음 | 여는 프로그램이 없는 곳이 있음 | 관공서 제출·지정 서식 |
표에서 가장 자주 문제가 되는 칸은 워드의 약한 자리입니다. 같은 파일인데 보낸 쪽 화면에서는 한 장이고 받는 쪽 화면에서는 두 장이 되는 일이 흔하고, 서명란만 다음 장으로 넘어가는 모양이 여기서 나옵니다.
제출용이라면 공고나 담당자가 정합니다
지원 서류나 관공서 제출 문서는 고르는 문제가 아닙니다. 공고가 지정한 형식이 있으면 그대로 따르고, 지정이 없으면 가장 넓게 열리는 형식을 고릅니다. 지정 형식을 무시하고 보내면 내용과 무관하게 접수 단계에서 돌아옵니다.
지정이 없을 때 기준은 상대의 처리 방식입니다. 담당자가 여러 지원자의 항목을 표로 모아 정리하는 자리면 편집 가능한 형식이 반갑고, 그대로 철해 보관하는 자리면 고정된 형식이 낫습니다. 알 수 없으면 편집 가능한 형식과 PDF를 함께 보내는 방법도 있습니다.
파일 이름도 형식의 일부입니다
담당자 폴더에 같은 이름의 파일이 여럿 쌓이면 무엇이 무엇인지 가려지지 않습니다. 문서 종류와 보내는 사람 이름, 날짜를 이름에 넣으면 받는 쪽이 정리할 일이 없어집니다. 회사 이름이 필요한 자리면 그것까지 붙입니다.
서명과 도장이 들어가는 문서
날인본이 필요한 문서는 인쇄를 전제로 형식을 고릅니다. 화면에서 잘 보이는 배치와 A4에 인쇄했을 때의 배치가 다르므로, 인쇄를 전제하면 고정된 형식으로 저장해 미리 한 장 뽑아 보는 편이 확실합니다. 서명란이 다음 장으로 밀려 혼자 남는 모양이 여기서 걸러집니다.
도장 이미지를 파일에 넣는 방식은 편하지만 그 이미지는 인감이나 전자서명을 대신하지 못합니다. 상대가 원본 날인을 요구하면 인쇄해 찍은 뒤 다시 스캔하는 순서를 피할 수 없습니다.
보관은 다른 문제입니다
보내는 형식과 남겨 두는 형식을 같게 할 필요가 없습니다. 몇 해 뒤에 다시 꺼낼 문서라면 그때 그 프로그램이 있을지 알 수 없으므로, 어디서나 열리는 형식으로 한 부를 따로 남기는 편이 안전합니다.
동시에 원본을 버리지 않습니다. 금액이나 항목을 고쳐 다시 만들 일이 생기면 편집 가능한 원본이 있어야 하고, 고정된 파일만 남아 있으면 처음부터 다시 입력하게 됩니다. 편집본과 제출본을 한 폴더에 짝으로 두는 방식이 단순합니다.
주고받은 문서가 여러 판일 때
같은 문서를 몇 번 고쳐 보냈다면 이름에 날짜를 넣어 판을 구분합니다. 최종이라는 단어를 붙이기 시작하면 그 뒤에 하나가 더 나오고, 어느 것이 실제로 마지막인지 양쪽이 다르게 기억하게 됩니다. 날짜는 그런 다툼이 생기지 않습니다.
메일로 보낼 때 걸리는 것
용량 제한과 확장자 차단이 두 가지 흔한 걸림돌입니다. 이미지가 여러 장 들어간 문서는 생각보다 커지므로 보내기 전에 용량을 확인하고, 열리지 않는다는 회신이 오면 형식을 바꿔 다시 보내는 편이 빠릅니다.
메일 본문에 문서 내용을 그대로 옮겨 적고 파일을 함께 붙이는 방식도 피하는 편이 낫습니다. 두 곳의 내용이 갈라지면 어느 쪽이 정본인지 다투게 되고, 뒤에 문서를 고쳐 다시 보낼 때 본문까지 고쳐야 합니다. 본문에는 무엇을 보냈는지 한 줄만 적고 내용은 파일에 둡니다.
암호를 건 파일을 보낼 때는 암호를 같은 메일에 적지 않습니다. 메일 한 통이 잘못 가면 암호까지 함께 가므로 잠근 의미가 없어집니다. 암호는 다른 경로로 전하고, 상대가 열었는지 회신을 받아 두세요.
고르고 나서 할 일
문서를 만들면 보낼 형식과 보관할 형식을 각각 한 번씩 저장해 두고, 보내기 전에 받는 쪽 환경에서 열리는지 확인하세요. 숫자가 중심인 문서는 견적서와 거래명세서에서, 문장이 중심인 문서는 표준근로계약서와 이력서에서 만들면 네 형식을 모두 받을 수 있습니다.