출장비정산서 양식

출장비정산서는 출장에서 쓴 돈을 항목별로 적어 미리 받은 가지급금과 맞춰 보는 문서입니다. 위 도구는 출장 기간·부서·출장자·출장지를 머리에 두고, 지출을 일자·항목·내역·금액·증빙 칸으로 받습니다. 합계를 자동으로 내고 가지급금을 빼 추가로 받을 돈과 반납할 돈을 나눠 찍습니다. 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.

가지급금과 정산액은 어떻게 계산되나요

쓴 돈 합계에서 미리 받은 가지급금을 뺀 값이 정산액입니다. 합계가 가지급금보다 크면 그 차액이 추가 지급액 칸에 찍히고, 작으면 남은 돈이 반납액 칸에 찍힙니다. 두 칸 중 하나는 항상 0이 되므로 어느 쪽으로 돈이 움직이는지 결재자가 한눈에 봅니다.

가지급금을 받지 않았으면 그 칸에 0을 넣으세요. 비워 두면 합계 전액이 추가 지급액으로 잡히는 것은 같지만, 0을 적어 두는 편이 “미리 받은 것이 없다”는 확인이 됩니다. 환급 계좌는 추가로 받을 돈이 있을 때만 채우면 됩니다.

항목은 왜 네 가지로 고르게 했나요

교통비·숙박비·식비·기타로 나눈 것은 회계에서 계정을 가르는 단위이기 때문입니다. 경리 담당자가 이 표를 그대로 계정별로 집계합니다. 항목을 자유롭게 적게 두면 같은 지출이 사람마다 다른 이름으로 들어와 집계가 어긋납니다.

주차비와 통행료는 교통비, 출장지에서 산 소모품이나 자료 구입비는 기타로 넣으세요. 접대비 성격의 식사는 회사마다 처리가 다르므로 기타로 두고 비고 칸에 참석자를 적는 편이 안전합니다. 판단이 서지 않으면 경리 담당자에게 먼저 묻고 그 답을 비고에 남기세요.

증빙 칸은 무엇을 뜻하나요

영수증이나 카드 전표를 첨부했는지를 있음과 없음으로 고르는 칸입니다. 없음으로 고른 줄은 결재자가 반드시 확인하는 자리이므로 비고 칸에 사유를 적으세요. 시내버스 요금처럼 영수증이 나오지 않는 지출이 여기 해당합니다.

증빙 규칙과 한도는 회사 규정과 세법에서 각각 정하고, 그 기준은 해마다 바뀝니다. 이 문서에 한도 금액을 적어 두지 않은 이유가 그것입니다. 얼마까지 증빙 없이 인정되는지는 회사 경리 규정이나 세무 담당자에게 확인해 그 답을 기준으로 삼으세요.

보고서와 정산서는 함께 냅니다

정산서는 얼마를 썼는지만 담고 왜 갔는지는 담지 않습니다. 그래서 출장보고서와 짝을 맞춰 함께 올립니다. 두 문서의 출장 기간과 출장지가 한 글자라도 다르면 접수 단계에서 되돌아옵니다.

보고서 번호 칸에는 먼저 작성한 보고서의 문서번호를 적습니다. 번호를 붙이지 않는 회사라면 보고서 작성일을 적어 두세요. 결재자가 금액만 보고 판단하지 않고 그 출장이 무슨 일이었는지 확인할 수 있어야 합니다.

자주 틀리는 것

영수증을 모아 두지 않는 경우

돌아와서 금액을 기억으로 적으면 합계가 실제와 어긋납니다. 지출할 때마다 영수증을 한 봉투에 넣고, 카드로 결제한 건은 그날 저녁에 사용 내역을 확인해 메모하세요. 정산서는 그 봉투를 펼쳐 놓고 채웁니다.

동행자 몫을 한 사람이 몰아 적는 경우

둘이 가서 한 사람이 식비를 다 결제했다면 그 사실을 비고 칸에 적어야 인원당 금액이 맞습니다. 적지 않으면 한 사람이 하루 두 끼분을 쓴 것으로 보여 확인 요청이 옵니다. 각자 정산하는 회사라면 결제한 사람이 전액을 적고 나머지는 정산하지 않습니다.

개인 지출을 섞어 적는 경우

출장지에서 산 개인 물품이나 가족 선물이 기타 항목에 섞이면 정산 전체가 다시 검토됩니다. 업무와 무관한 지출은 처음부터 넣지 마세요. 한 영수증에 업무와 개인 지출이 섞였다면 업무 몫만 적고 비고 칸에 원 영수증 금액을 함께 적습니다.

자주 묻는 질문

일비나 출장 수당은 어디에 적나요

회사가 정액 일비를 지급한다면 기타 항목에 한 줄로 적고 비고 칸에 일수를 적으세요. 일비 지급 여부와 금액은 회사 규정에서 정하므로 규정이 없으면 청구하지 않습니다. 규정이 있는데 금액이 확실하지 않으면 총무나 인사 담당자에게 확인한 뒤 적습니다.

법인카드로 결제한 건도 적나요

회사마다 다릅니다. 법인카드 사용분은 카드 명세로 별도 처리하고 정산서에는 개인이 먼저 낸 돈만 적는 방식이 흔합니다. 둘을 함께 적는 회사라면 비고 칸에 결제 수단을 적어 중복 지급을 막으세요.

정산액을 받은 뒤에는 무엇을 하나요

지급이 끝나면 영수증 원본을 회사 규정이 정한 기간만큼 보관합니다. 회사가 대금을 외부에 지급하는 건이라면 지출결의서로 넘어가는 경우도 있으니 경리 담당자에게 어느 문서로 처리되는지 확인하세요.

영수증 봉투를 펼쳐 놓고 일자순으로 줄을 채운 뒤 가지급금을 적어 추가 지급액과 반납액을 확인하고, 출장보고서와 함께 저장해 올리세요.