제안서 표지 양식

제안서 표지는 제안서 맨 앞에 붙어 누가 누구에게 무엇을 제안하는지를 한 장으로 알리는 문서입니다. 본문은 이 표지 뒤에 따로 붙고, 표지에는 제안명·수신처·제안사·작성일·담당자 연락처만 큰 글자로 들어갑니다. 위 도구는 이 여섯 가지를 받아 워드·엑셀·PDF·한글 파일로 저장합니다. 표지 한 장만 급히 만들어 이미 쓴 본문 앞에 붙이려는 경우를 전제로 만들었습니다.

표지에는 무엇까지 적나요

받는 사람이 봉투를 열자마자 판단해야 하는 것만 적습니다. 제안명, 누구에게 보내는 제안인지, 어느 회사가 보냈는지, 언제 쓴 것인지, 물어볼 데가 어디인지 다섯 가지입니다. 제안 배경이나 견적 금액은 본문에 들어갈 내용이므로 표지에 올리지 않습니다.

제안명은 한 줄로 끝내고 명사로 마칩니다. “사내 재고관리 시스템 구축 제안”처럼 무엇을 하겠다는 것인지 드러나야 합니다. 범위를 한정할 말이 더 필요하면 부제 칸에 “1단계 입고·출고 관리 범위”처럼 나눠 적으세요. 제안명 한 줄이 길어지면 표지 가운데에서 두 줄로 접히고, 접힌 자리가 어중간하면 읽는 눈에 걸립니다.

수신처는 어느 단위로 적나요

회사 이름·부서·담당자 순으로 세 단계를 모두 적습니다. 회사 이름만 적으면 우편물이 접수처에서 멈추고, 담당자 이름만 적으면 그 사람이 자리를 옮겼을 때 받을 사람이 없어집니다. 세 단계를 적어 두면 어느 한 단계가 바뀌어도 나머지 두 개로 전달됩니다.

공개 입찰처럼 담당자를 알 수 없는 경우에는 부서까지만 적고 담당자 칸을 비우세요. 존재하지 않는 직함을 지어 적는 것보다 낫습니다. 기관에 내는 제안이라면 공고문에 적힌 부서 이름을 그대로 옮기세요. 공고문과 표지의 부서 이름이 다르면 접수 단계에서 되돌아옵니다.

본문 구성 칸은 왜 있나요

받는 쪽이 빠진 장이 있는지 바로 셀 수 있게 하려는 칸입니다. “본문 12쪽, 별첨 3건”이라고 적어 두면 인쇄물이 열 장만 들어 있을 때 그 자리에서 알아챕니다. 우편으로 보낸 제안서에서 별첨 한 건이 빠진 채 심사에 올라가는 일은 이 한 줄로 막힙니다.

파일로 보낼 때도 쓸모가 있습니다. 압축 파일 안에 든 문서 개수를 표지에 적어 두면 받는 쪽이 다운로드가 끊겼는지 판단합니다. 별첨이 없으면 “본문 8쪽”만 적고 별첨 항목은 쓰지 마세요.

대외비 표시는 언제 넣나요

제안 내용에 가격 구조나 내부 인력 배치처럼 밖으로 나가면 곤란한 것이 들어 있을 때 넣습니다. 문서 취급 표시 칸에서 고른 문구가 표지 오른쪽 위에 그대로 인쇄됩니다. 넣을지 말지 정하지 못했다면 표시 없음으로 두세요. 근거 없이 붙인 대외비 표시는 받는 쪽의 내부 회람을 막아 제안이 결정권자에게 닿지 않게 합니다.

표시를 붙였다면 본문에도 같은 표시를 반복하세요. 표지만 떼어 내고 본문을 복사하는 일이 흔합니다. 별첨 자료가 가장 민감한 경우가 많으므로 별첨 첫 장에도 같은 문구를 넣으세요.

작성일과 차수는 어떻게 관리하나요

작성일은 보내는 날로 적습니다. 초안을 쓴 날로 적어 두면 며칠 뒤 보낸 제안서가 이미 지난 문서처럼 보입니다. 제안을 고쳐 다시 보낼 때는 작성일을 새 날짜로 바꾸고, 문서번호 끝에 차수를 붙여 두 판본을 구별하세요.

비고 칸에는 제안 유효기간을 적어 두는 편이 좋습니다. 가격이 들어간 제안은 시간이 지나면 그대로 이행하기 어려워집니다. “작성일로부터 30일”처럼 기준점을 표지에 남겨 두면 몇 달 뒤 연락이 왔을 때 다시 산정하자고 말할 근거가 됩니다.

자주 틀리는 것

표지에 제안 내용을 요약해 넣는 경우

표지 가운데에 제안 요지를 서너 줄 적으면 본문 첫 장과 내용이 겹칩니다. 읽는 쪽은 같은 말을 두 번 읽게 되고, 두 곳의 표현이 조금씩 달라지면 어느 쪽이 제안사의 입장인지 흐려집니다. 요약은 본문 첫 장에 한 번만 두세요.

제안사 로고만 크게 넣고 이름을 빼는 경우

로고는 인쇄 품질에 따라 알아보기 어려워지고, 흑백으로 복사하면 더 그렇습니다. 상호를 글자로 적어 두면 어떤 상태로 복사돼도 남습니다. 위 도구에는 이미지 칸이 없고 상호가 표지 아래에 한 번 더 들어갑니다.

담당자 연락처를 대표번호로만 적는 경우

심사 중에 확인할 것이 생기면 받는 쪽은 그 자리에서 전화를 겁니다. 대표번호로 걸어 담당자를 찾다가 끊기면 질문은 그대로 남고 제안은 보류됩니다. 직통번호나 휴대전화를 적고, 이메일도 함께 남기세요.

자주 묻는 질문

표지도 제안서 쪽수에 넣나요

넣지 않는 것이 보통입니다. 본문 첫 장이 1쪽이고 표지는 번호를 매기지 않습니다. 내는 곳이 쪽수 표기 방식을 정해 두었다면 그 규정을 따르세요. 본문 구성 칸에 적는 쪽수도 표지를 뺀 숫자입니다.

표지 뒤에 목차를 넣어야 하나요

본문이 열 장을 넘으면 넣는 편이 낫습니다. 여덟 장 이하라면 목차 한 장이 오히려 분량만 늘립니다. 목차를 넣는다면 표지 바로 뒤에 두고, 표지의 본문 구성 칸에 적은 쪽수와 목차의 쪽수를 맞추세요.

같은 제안을 여러 곳에 보낼 때는 어떻게 하나요

수신처 칸만 고쳐 다시 저장하면 됩니다. 입력값이 브라우저에 남아 있으므로 회사 이름과 부서만 바꾸면 됩니다. 다만 제안명에 상대 회사 이름을 넣었다면 그 칸도 함께 고쳐야 합니다. 앞 회사 이름이 남은 표지는 제안을 그대로 돌려보내는 이유가 됩니다.

제안명과 수신처를 채워 표지를 저장하고 본문 앞에 붙이세요. 제안이 받아들여져 금액을 제시할 단계가 되면 견적서 양식으로 넘어가고, 일정까지 함께 내야 한다면 프로젝트일정표를 별첨으로 붙입니다.