청구서는 이미 공급한 물건이나 용역의 대금을 달라고 상대에게 보내는 문서입니다. 견적서가 “이 금액에 하겠다”는 제안이라면 청구서는 “이 금액을 이 계좌로 이 날짜까지 넣어 달라”는 요구입니다. 위 도구에 품목과 금액, 입금 계좌, 지급 기한을 넣으면 합계와 부가세를 계산해 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.

청구서에서 돈을 받게 만드는 칸은 셋입니다

품목 내역이 아무리 정확해도 입금 계좌·지급 기한·청구금액 이 셋이 한눈에 보이지 않으면 결제가 밀립니다. 받는 쪽 경리 담당자는 금액을 확인하고 계좌에 붙여 넣는 일만 하므로, 그 두 값이 서로 떨어져 있으면 확인 전화가 한 번 더 오갑니다.

청구금액 — 부가세까지 더한 실제 입금액입니다. 위 도구는 표 위에 “일금 ○○원정” 형태로 한 번 더 박아 둡니다.
입금 계좌 — 은행·계좌번호·예금주 셋을 모두 적습니다. 예금주가 상호와 다르면 그 자리에서 반송됩니다.
지급 기한 — 날짜로 적습니다. “빠른 시일 내”는 기한이 아닙니다.
청구자 정보 — 상호, 사업자등록번호, 대표자, 연락처. 거래처 등록이 안 된 상태면 이 네 가지를 먼저 요구받습니다.
받는 분 — 상호와 담당자. 담당자 이름이 있어야 결재 서류로 올라갑니다.
청구 내역 — 품목·규격·수량·단가. 한 줄로 뭉뚱그리면 되돌아옵니다.
대상 기간 — 월 단위로 합쳐 청구할 때 어느 달 몫인지 구분합니다.

견적서·거래명세서·청구서는 순서가 다릅니다

세 문서는 이름이 비슷해 섞어 쓰기 쉽지만 나오는 시점이 다릅니다. 순서를 잘못 잡으면 물건을 보내기도 전에 대금을 요구하는 문서가 되어 상대가 결재를 올리지 못합니다.

문서	언제 보내나	무엇을 말하나
견적서	거래 전	이 금액에 공급하겠다는 제안
발주서	주문할 때	그 금액으로 사겠다는 주문
납품서·거래명세서	물건을 보낼 때	실제로 무엇을 얼마나 보냈는지
청구서	공급이 끝난 뒤	이 금액을 언제까지 이 계좌로

거래명세서를 받고 바로 입금하는 거래처라면 청구서를 따로 만들지 않아도 됩니다. 반대로 월말에 여러 건을 합쳐 한 번에 받는 거래라면 명세서는 건별로 주고 청구서는 월 단위로 한 장만 보냅니다. 앞 단계 문서는 견적서 양식과 납품서 양식에서 같은 방식으로 만듭니다.

청구서를 보내면 세금계산서는 따로 끊어야 하나요

청구서와 세금계산서는 다른 문서이고, 청구서를 보냈다고 계산서 의무가 해결되지 않습니다. 「부가가치세법」 제32조 제1항은 사업자가 재화 또는 용역을 공급하는 경우 공급하는 사업자의 등록번호와 성명, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 적은 세금계산서를 공급받는 자에게 발급하도록 정하고 있습니다. 같은 조 제2항은 법인사업자와 대통령령으로 정하는 개인사업자에게 전자적 방법에 따른 발급 의무를 지웁니다.

면세 거래라면 계산서 쪽입니다. 「소득세법」 제163조 제1항은 사업자등록을 한 사업자가 재화 또는 용역을 공급할 때 계산서 또는 영수증을 발급하도록 정하고 있습니다. 어느 쪽이든 청구서는 대금 요구일 뿐이므로, 발급 기한과 의무 대상 여부는 홈택스에서 확인하고 처리하세요.

부가세 별도와 포함 중 무엇을 고르나

표시 방식을 바꾸면 상대가 실제로 넣을 금액이 10퍼센트 가까이 달라집니다. 위 도구는 부가세 항목을 별도·포함·없음으로 나누어 두었고, 고른 값에 따라 공급가액과 세액을 다르게 계산합니다.

선택	내역 합계가 1,000,000원일 때	계산
별도	공급가액 1,000,000 + 부가세 100,000 = 1,100,000원	합계에 10퍼센트를 더합니다
포함	공급가액 909,091 + 부가세 90,909 = 1,000,000원	합계를 11로 나눈 값이 세액입니다
없음(면세)	1,000,000원	면세 품목이거나 간이과세자입니다

원 단위 아래는 버립니다. 견적 단계에서 “부가세 별도”로 제안했다면 청구서에서도 별도로 두어야 두 문서의 금액이 어긋나지 않습니다.

자주 틀리는 것

지급 기한을 기간으로 적는 경우

“청구일로부터 30일”은 받는 쪽이 한 번 더 계산해야 합니다. 계산이 필요한 순간 그 문서는 담당자 책상에서 하루 더 머뭅니다. 날짜를 직접 박아 두면 결재 라인에서 기한이 그대로 보입니다.

예금주를 대표자 이름으로 적는 경우

법인 계좌인데 예금주를 대표자 개인 이름으로 적으면 송금이 막히거나 자금세탁 확인 절차가 붙습니다. 통장에 찍힌 예금주 표기를 그대로 옮기세요.

납품 근거 없이 금액만 보내는 경우

내역 비고 칸에 납품일이나 납품번호를 적어 두면 상대가 검수 기록과 대조할 수 있습니다. 이 한 줄이 없으면 “어느 건인지 확인해 달라”는 회신이 붙습니다.

자주 묻는 질문

청구서만 보내면 대금을 강제로 받을 수 있나요

청구서 자체는 지급을 강제하는 힘이 없습니다. 청구한 사실과 금액, 기한을 남기는 기록입니다. 기한이 지나도 지급이 없으면 내용증명처럼 발송 사실이 남는 방법으로 넘어갑니다.

개인이나 프리랜서도 쓸 수 있나요

사업자등록번호 칸을 비우고 이름·연락처·계좌만 적으면 됩니다. 용역비를 청구할 때 원천징수 대상이면 비고 칸에 “원천징수 후 입금”이라고 적어 두는 편이 정산이 빠릅니다.

금액을 잘못 적어 보냈으면 어떻게 하나요

같은 청구번호로 다시 보내면 두 장 중 어느 것이 맞는지 상대가 알 수 없습니다. 번호 끝에 -R1처럼 표시를 붙이고 비고에 “○○○호 정정분”이라고 적어 새로 보내세요.

내역과 계좌가 정해졌다면 위 입력란을 채우고 필요한 형식으로 저장하세요. 파일은 브라우저 안에서 만들어지고 거래처 이름과 금액은 서버로 가지 않습니다. 확인 방법은 5대 약속에 적어 두었습니다.

청구서 양식