거래명세서와 세금계산서의 차이

거래명세서는 물건이 오간 사실을 당사자끼리 확인하는 사문서이고, 세금계산서는 세법이 기재 사항과 발급 의무를 정해 둔 증빙입니다. 둘의 차이는 서식 모양이 아니라 근거 법령이 있느냐에 있습니다. 거래명세서를 아무리 잘 써도 그것만으로는 매입세액을 공제받지 못하는 이유가 여기서 나옵니다.

세금계산서에만 법이 정한 기재 사항이 있습니다

「부가가치세법」 제32조 제1항은 사업자가 재화 또는 용역을 공급하는 경우 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적은 계산서를 공급받는 자에게 발급하여야 한다고 정하고 있습니다. 같은 항은 부가가치세가 면제되는 공급을 이 의무에서 제외합니다.

거래명세서에는 이런 조문이 없습니다. 그래서 서식이 회사마다 다르고, 칸을 하나 빼도 그 문서가 무효가 되지 않습니다. 반대로 세금계산서는 법이 든 항목이 빠지거나 잘못 적히면 그 사실 자체가 문제가 됩니다. 같은 조 제7항이 착오로 잘못 적은 경우와 대통령령이 정한 사유가 생긴 경우에 수정세금계산서를 발급할 길을 열어 둔 것도 그 때문입니다.

계산서와 세금계산서는 또 다른 문서입니다

세 글자가 겹쳐 혼동되지만 근거 법이 갈립니다. 「소득세법」 제163조 제1항은 제168조에 따라 사업자등록을 한 사업자가 재화 또는 용역을 공급하는 경우 대통령령으로 정하는 바에 따라 계산서 또는 영수증을 작성해 공급받는 자에게 발급하도록 정하고 있습니다. 부가가치세가 붙는 거래에서 나오는 것이 세금계산서이고, 면세 거래에서 나오는 것이 계산서입니다.

「소득세법」 제163조 제6항은 「부가가치세법」에 따라 세금계산서나 영수증을 작성·발급했거나 매출·매입처별 세금계산서합계표를 제출한 분에 대해서는 계산서등을 발급하고 합계표를 제출한 것으로 본다고 정하고 있습니다. 같은 거래에 두 종류를 겹쳐 끊을 일이 없다는 뜻입니다.

전자로 발급해야 하는 대상은 조문이 따로 정합니다

「부가가치세법」 제32조 제2항은 법인사업자와 대통령령으로 정하는 개인사업자가 세금계산서를 발급하려면 대통령령으로 정하는 전자적 방법으로 발급하여야 한다고 정하고, 제3항은 발급 후 대통령령이 정한 기한까지 발급명세를 국세청장에게 전송하도록 정합니다. 어느 개인사업자가 여기에 들어가는지는 조문이 아니라 시행령이 정하고, 그 기준 금액은 바뀝니다.

전자계산서도 같은 구조입니다. 「소득세법」 제163조 제1항 후단은 「부가가치세법」 제32조 제2항에 따라 전자세금계산서를 발급해야 하는 사업자와, 총수입금액등을 고려해 대통령령으로 정하는 사업자가 계산서를 발급할 때 전자적 방법으로 작성하도록 정하고 있습니다. 자기 사업장이 대상인지는 홈택스에서 확인하세요.

의무가 아니어도 전자로 낼 수 있습니다

「부가가치세법」 제32조 제5항은 전자세금계산서를 발급하여야 하는 사업자가 아닌 사업자도 전자로 발급하고 발급명세를 전송할 수 있다고 정하고 있고, 「소득세법」 제163조 제9항이 전자계산서에 같은 내용을 두고 있습니다. 종이로 주고받으면 합계표를 따로 내야 하지만, 전자로 발급하고 전송하면 제163조 제5항 단서 제2호에 따라 그 합계표 제출에서 벗어납니다.

거래명세서가 하는 일은 따로 있습니다

세금계산서는 세법이 정한 공급 시기에 맞춰 끊습니다. 물건이 실제로 손을 옮겨 간 날과 그 시기가 어긋나는 거래가 많고, 한 달치를 묶어 한 장으로 끊는 방식도 쓰입니다. 그러면 어느 날 무엇을 몇 개 보냈는지는 세금계산서 어디에도 남지 않습니다. 거래명세서가 채우는 자리가 바로 이 구간입니다.

수량이 모자랐다거나 받은 적이 없다는 말이 나올 때 세금계산서를 내밀어도 답이 되지 않습니다. 그 종이에는 총액과 세액이 있을 뿐 품목별 수량과 인수 서명이 없기 때문입니다. 인수란에 서명을 받아 둔 명세서 한 장이 그 자리에서 훨씬 강합니다.

어느 쪽이 없을 때 무엇이 막히나

세금계산서가 없으면 매입세액 공제가 막히고, 거래명세서가 없으면 수량과 인도 사실을 증명할 자료가 사라집니다. 두 문서는 서로를 대신하지 못하므로 한쪽만 챙기는 관행이 문제를 만듭니다.

세 번째 줄이 실무에서 가장 자주 걸립니다. 반품이나 단가 조정이 있었는데 명세서만 고치고 세금계산서를 그대로 두면 두 숫자가 벌어집니다. 조정이 생기면 수정 발급 여부를 그 시점에 정해야 나중에 소급해 찾지 않습니다.

받는 쪽이 확인할 것

납품을 받을 때는 명세서의 품목과 수량을 실물과 맞춰 본 뒤 서명합니다. 서명한 명세서는 뒤에 들어올 세금계산서의 금액을 검산하는 자료가 됩니다. 금액이 맞지 않으면 그 자리에서 물어야지, 신고 기한이 닥친 뒤에 되짚으면 거래처도 기억하지 못합니다.

공급받는 자의 등록번호는 세금계산서의 법정 기재 사항이므로 사업자등록증과 대조합니다. 상호가 비슷한 다른 사업장으로 발급된 것을 늦게 발견하면 정정 요청부터 다시 시작해야 합니다.

위탁판매나 대리인이 낀 거래

물건을 넘긴 사람과 세금계산서를 끊는 사람이 갈리는 거래가 있습니다. 「부가가치세법」 제32조 제6항은 위탁판매 또는 대리인에 의한 판매 등 대통령령으로 정하는 경우에 공급하는 자나 공급받는 자가 아니어도 세금계산서를 발급하거나 발급받을 수 있다고 정하고 있습니다. 이때 거래명세서에 적힌 상대와 세금계산서에 적힌 상대가 달라 보이는 일이 생깁니다.

이름이 어긋난다는 이유로 명세서를 고쳐 맞추면 실제로 물건을 주고받은 사실이 지워집니다. 명세서는 실물이 오간 그대로 두고, 세금계산서를 누가 왜 끊었는지를 비고에 한 줄 적어 두는 편이 뒤에 확인하기 쉽습니다.

다음에 할 일

납품 때마다 명세서를 두 장 만들어 한 장은 서명을 받아 보관하고, 세금계산서는 홈택스에서 발급 이력을 월 단위로 대조하세요. 명세서 서식이 필요하면 거래명세서 양식에서 만들고, 아직 거래 전이라면 견적서가 먼저입니다. 금액과 유효기간을 정하는 기준은 견적서 쓰는 법에 적어 두었습니다.