내용증명은 어떤 내용의 문서를 언제 누구에게 보냈는지를 우체국이 증명해 주는 우편 서비스입니다. 같은 문서를 세 부 만들어 우체국에 가져가면 한 부는 상대에게 보내고, 한 부는 우체국이 보관하며, 한 부는 보낸 사람이 가집니다. 이 글은 양식을 어떻게 채우고 파일을 어떻게 준비해 우체국에 내는지까지만 다룹니다.
무엇을 적어야 하나요
정해진 서식은 없습니다. 다만 우체국이 증명하는 것은 문서의 내용과 발송 사실이므로, 누가 누구에게 무엇을 언제까지 요구하는지가 문서 안에서 분명해야 합니다. 실무에서 빠지면 다시 쓰게 되는 항목은 다음과 같습니다.
- 보내는 사람 — 이름, 주소, 연락처
- 받는 사람 — 이름, 주소. 주소가 틀리면 배달되지 않습니다.
- 제목 — 무엇에 관한 문서인지 한 줄
- 사실관계 — 언제 어떤 일이 있었는지 날짜 순서로
- 요구 사항 — 무엇을 언제까지 해 달라는 것인지
- 작성일과 서명
사실관계는 날짜와 금액을 특정해 적습니다. “얼마 전에 빌려준 돈”보다 “2026년 3월 5일에 송금한 300만 원”이 낫습니다. 증빙이 있으면 어떤 증빙이 있는지도 적어 둡니다.
세 부를 같은 내용으로 만듭니다
우체국은 세 부가 같은 내용인지 확인한 뒤 접수합니다. 한 부라도 글자가 다르면 접수되지 않으므로, 출력한 뒤 손으로 고치지 말고 파일에서 고쳐 다시 출력합니다. 장이 여러 장이면 장마다 간인을 찍어 두는 것이 보통입니다.
| 부수 | 어디로 | 쓰임 |
|---|---|---|
| 1부 | 받는 사람 | 실제로 배달되는 문서 |
| 1부 | 우체국 | 보관본. 나중에 등본을 받을 수 있습니다. |
| 1부 | 보내는 사람 | 접수 도장을 받아 보관 |
파일은 어떤 형식으로 준비하나요
종이로 내려면 인쇄만 되면 되므로 형식은 상관없습니다. 글자 크기는 읽기 쉬운 크기로 하고 여백을 충분히 둡니다. 우체국 인터넷우체국에서 온라인으로 접수하는 경우에는 접수 화면이 요구하는 형식에 맞춰야 하므로, 접수 전에 인터넷우체국에서 현재 조건을 확인하세요.
내용을 그대로 두고 형식만 바꾸려면 PDF로 저장해 두는 편이 안전합니다. 워드나 한글 파일은 여는 프로그램에 따라 줄바꿈이 달라져 세 부의 모양이 어긋날 수 있습니다.
문장을 쓰는 순서
읽는 사람이 상대방이라는 점을 생각하면 순서가 정해집니다. 먼저 우리가 어떤 관계인지, 그다음 무슨 일이 있었는지, 마지막에 무엇을 요구하는지로 갑니다. 관계부터 적는 이유는 상대가 여러 거래를 하고 있을 때 어느 건인지 바로 알아야 하기 때문입니다.
한 문서에 여러 요구를 섞지 않는 편이 낫습니다. 대금을 달라는 것과 계약을 해지하겠다는 것은 성격이 다르므로, 섞어 놓으면 상대가 어느 쪽에 답해야 하는지 모호해집니다. 요구가 둘 이상이면 번호를 매겨 나눠 적습니다.
우체국에 낼 때
세 부와 신분증을 가지고 우체국 창구에 갑니다. 봉투는 우체국에서 준비해도 되고 미리 써 가도 됩니다. 접수하면 보내는 사람 보관본에 접수 도장을 찍어 주고, 이것이 언제 보냈는지를 보여 주는 자료가 됩니다.
배달 여부까지 남기려면 배달증명을 함께 신청합니다. 내용증명만으로는 무엇을 보냈는지가 증명되고, 배달증명이 있어야 받는 사람에게 도달한 사실까지 남습니다. 요금은 우편물 무게와 부가 서비스에 따라 달라지므로 창구나 인터넷우체국에서 확인하세요.
보내기 전에 확인할 것
보낸 뒤에는 내용을 고칠 수 없습니다. 우체국 보관본과 상대방이 받은 문서가 이미 같은 내용으로 남았기 때문입니다. 그래서 출력하기 전에 세 가지를 봅니다. 첫째, 날짜와 금액이 증빙과 일치하는지. 둘째, 받는 사람 이름과 주소가 공적 자료와 같은지. 셋째, 기한이 오늘 기준으로 지키기 어려운 날짜가 아닌지.
사본으로 남길 증빙이 있으면 문서에 첨부하지 말고 본문에서 언급만 해 둡니다. 첨부물이 늘면 세 부를 맞추기 어렵고, 접수 과정에서 빠지는 일이 생깁니다.
자주 틀리는 것
받는 사람 주소를 대충 적는 경우
배달되지 않으면 반송됩니다. 등기부등본이나 계약서에 적힌 주소를 그대로 옮겨 적고, 회사라면 법인 등기부상 주소를 확인합니다.
감정을 적는 경우
비난이나 위협으로 읽힐 문장은 도움이 되지 않습니다. 사실과 요구만 적습니다.
기한을 안 적는 경우
언제까지 무엇을 해 달라는 기한이 없으면 상대가 미룹니다. “이 문서를 받은 날부터 14일 이내”처럼 기준을 적습니다.
이 글이 다루지 않는 것
내용증명을 보냈을 때 생기는 법적 효과, 소멸시효와의 관계, 보내고 난 뒤의 분쟁 절차는 이 사이트에서 다루지 않습니다. 우체국이 증명하는 것은 문서의 내용과 발송 사실일 뿐이고, 그 문서가 상대에게 어떤 의무를 지우는지는 별개의 문제입니다. 분쟁이 예상되면 법률 전문가의 검토를 받으세요.
문서를 만들 준비가 됐다면 위 항목을 채워 세 부를 출력하고 우체국 창구로 가세요. 금액과 날짜를 정리한 자료가 필요하면 거래명세서나 영수증을 함께 준비하면 사실관계를 적기 쉽습니다.