내용증명 양식

내용증명은 어떤 내용의 문서를 언제 누구에게 보냈는지를 우체국이 증명해 주는 우편 서비스이고, 그 문서 자체에는 정해진 서식이 없습니다. 위 도구는 보내는 사람과 받는 사람, 제목, 당사자 관계, 사실관계, 번호를 매긴 요구 사항, 요구 기한, 서명란을 갖춘 문서를 만듭니다. 접수 절차와 준비물은 내용증명 보내는 법에 따로 정리했습니다.

세 부를 글자까지 같게 만듭니다

우체국은 같은 문서 세 부를 받아 한 부는 상대에게 보내고 한 부는 보관하며 한 부에 접수 도장을 찍어 돌려줍니다. 세 부의 글자가 하나라도 다르면 접수 단계에서 걸립니다. 그래서 출력한 뒤 손으로 고치지 말고 파일에서 고쳐 세 부를 다시 뽑아야 합니다.

위 도구가 한 번에 세 부를 출력해 주지는 않습니다. 저장한 파일을 세 번 인쇄하거나 PDF로 저장한 뒤 부수를 3으로 지정해 인쇄합니다. 워드 파일을 다른 컴퓨터에서 열면 줄바꿈이 달라질 수 있으므로, 출력할 기기에서 한 번에 세 부를 뽑는 편이 안전합니다.

당사자 관계를 먼저 밝힙니다

상대가 여러 거래를 하고 있으면 이 문서가 어느 건인지부터 알아야 합니다. 위 도구의 당사자 관계 칸은 그 자리이고, 계약일과 계약의 종류를 적어 두면 한 줄로 특정됩니다. “2026년 5월 2일 사무용 가구 납품 계약을 맺은 공급자입니다”처럼 씁니다.

개인 간 거래라면 언제 어떤 방식으로 돈이나 물건이 오갔는지를 관계 칸에 적습니다. 거래를 특정할 번호가 있으면 함께 적습니다. 계약번호, 주문번호, 송금한 계좌의 마지막 네 자리 같은 것들이 이 자리에 들어갑니다.

사실관계와 요구 사항을 나눠 적습니다

사실관계는 있었던 일이고 요구 사항은 앞으로 해 달라는 것입니다. 두 가지를 한 문단에 섞으면 상대가 무엇에 답해야 하는지 흐려집니다. 위 도구는 사실관계를 긴 칸으로, 요구 사항을 번호 붙은 줄로 나눠 받습니다.

요구가 둘 이상이면 줄을 나눠 번호를 매깁니다. 대금을 달라는 것과 계약을 해지하겠다는 것은 성격이 다르므로, 한 줄에 묶지 말고 각각 기한을 적습니다.

기한은 받은 날을 기준으로 적습니다

우편이 언제 배달될지는 보내는 사람이 정하지 못합니다. 특정 날짜로 기한을 적으면 배달이 늦어졌을 때 상대에게 남는 기간이 줄어듭니다. “이 문서를 받은 날부터 14일 이내”처럼 기준을 받은 날로 두면 배달일이 달라져도 기준이 흔들리지 않습니다.

날짜로 못 박아야 하는 사정이면 넉넉하게 잡습니다. 위 도구의 요구 사항 줄에도 기한 칸이 있으므로, 항목마다 기한이 다르면 줄별로 적고 전체 기한은 요구 기한 칸에 한 번 더 씁니다.

주소와 이름은 공적 자료에서 옮겨 적습니다

배달되지 않으면 문서는 반송되고 보낸 사실만 남습니다. 개인이면 계약서에 적힌 주소를, 회사면 법인 등기부에 적힌 본점 주소를 그대로 옮겨 적습니다. 회사에 보낼 때는 대표자 이름을 함께 적어 두면 사내에서 전달되는 경로가 분명해집니다.

상대가 이사했거나 사무실을 옮겼다면 알고 있는 주소 전부로 각각 보내는 방식을 쓰기도 합니다. 이때도 세 부 규칙은 주소마다 따로 적용되므로 한 주소당 세 부를 만듭니다.

보내기 전에 확인할 것

보낸 뒤에는 내용을 고치지 못합니다. 우체국 보관본과 상대가 받은 문서가 이미 같은 내용으로 남기 때문입니다. 출력하기 전에 사실관계의 날짜와 금액이 가지고 있는 자료와 맞는지 대조하고, 요구 사항에 적은 금액이 사실관계의 금액과 같은지 봅니다.

자료는 문서에 붙이지 말고 가진 자료 칸에 무엇이 있는지만 적습니다. 첨부물이 늘면 세 부를 맞추기 어렵고 접수 과정에서 빠질 수 있습니다. 금액을 정리한 자료가 필요하면 거래명세서를 따로 만들어 보관합니다.

자주 틀리는 것

감정을 적는 경우

비난이나 위협으로 읽힐 문장은 문서의 목적과 관계가 없고 나중에 그대로 남습니다. 맺음말에는 기한이 지난 뒤 어떤 절차를 검토할 예정인지까지만 적습니다.

금액을 어림해 적는 경우

“그동안 빌려준 돈”은 얼마인지 정해지지 않은 문장입니다. 송금 기록을 확인해 원금과 날짜를 특정하고, 여러 건이면 사실관계 칸에 날짜별로 나눠 적습니다.

보관본을 따로 저장하지 않는 경우

접수 도장을 받은 보관본은 종이 한 장입니다. 접수 직후 사진을 찍어 두고, 만들 때 쓴 파일도 함께 보관합니다.

자주 묻는 질문

제목은 어떻게 정하나요

무엇에 관한 문서인지 한 줄로 적습니다. “물품 대금 지급 요청의 건”, “임대차 계약 해지 통지의 건”처럼 대상과 행위가 들어가면 됩니다. 상대가 봉투를 열기 전에 어느 건인지 알 수 있는 제목이 좋습니다.

여러 사람에게 같은 내용을 보내도 되나요

받는 사람마다 따로 만듭니다. 한 문서에 여러 명을 받는 사람으로 적으면 각자에게 요구하는 것이 무엇인지 흐려집니다. 위 도구에서 받는 사람만 바꿔 다시 저장하면 나머지 내용은 그대로 유지됩니다.

도장을 찍어야 하나요

서명이나 날인 중 하나를 하면 됩니다. 도장을 찍고 싶다면 PDF로 저장해 출력하거나 이름 도장 만들기로 만든 이미지를 넣습니다. 이 이미지는 전자서명이 아니고 인감을 대신하지 못합니다.

이 글이 다루지 않는 것

내용증명을 보냈을 때 생기는 법적 효과, 시효와의 관계, 보내고 난 뒤의 분쟁 절차는 이 사이트에서 다루지 않습니다. 우체국이 증명하는 것은 문서의 내용과 발송 사실이고, 그 문서가 상대에게 어떤 의무를 지우는지는 별개의 문제입니다. 분쟁이 예상되면 법률 전문가의 검토를 받으세요.

사실관계와 요구 기한이 정리됐다면 위 입력란을 채워 세 부를 출력하고, 접수 절차는 내용증명 보내는 법에서 확인한 뒤 우체국 창구로 가세요. 상대와 조건을 다시 정하게 되면 합의서로 마무리합니다.