출장보고서 양식

출장보고서는 출장을 다녀온 뒤 어디서 무엇을 했고 무엇이 정해졌는지를 남기는 문서입니다. 위 도구는 출장 기간·부서·출장자·출장지를 격자에 담고, 일정을 일자·장소·활동 칸으로 받는 표를 둡니다. 그 아래 출장 결과와 후속 조치 칸이 따로 있어 다녀온 사실과 이어서 할 일이 섞이지 않습니다. 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다.

언제까지 내야 하나요

돌아온 다음 근무일 안에 내는 것을 기준으로 잡으세요. 회사 규정에 기한이 있으면 그 기한을 따르고, 없으면 사흘 안에 씁니다. 사흘이 지나면 누구를 만나 무슨 얘기를 했는지가 흐려지고, 구두로 합의한 조건을 다시 확인하느라 상대방에게 전화를 걸게 됩니다.

돌아오는 차 안에서 일정 표부터 채우는 방법이 가장 확실합니다. 일자와 장소와 만난 사람만 적어 두면 결과 칸은 사무실에서 채울 수 있습니다. 출장 중 받은 명함과 사진은 그날 저녁에 정리해 첨부 칸에 적을 목록을 만들어 두세요.

일정 표와 결과 칸은 어떻게 나누나요

일정 표에는 사실만, 결과 칸에는 그 사실에서 나온 결론을 적습니다. “9월 8일 △△공업사 1공장에서 생산 라인 실사”는 일정이고, “단가를 3% 인하하기로 구두 합의했다”는 결과입니다. 둘을 섞으면 무엇이 확정인지 몇 달 뒤에 가려내지 못합니다.

일정 줄은 이동이 아니라 활동 단위로 나눕니다. 하루에 두 곳을 방문했으면 두 줄이고, 한 곳에서 오전과 오후에 다른 일을 했으면 그것도 두 줄입니다. 이동 자체는 일정 표에 적지 않고 비용 정산에서 다룹니다.

구두 합의는 어디에 적나요

결과 칸에 적되 합의라는 말 대신 어디까지 합의됐는지를 적습니다. “단가 인하 합의”는 상대방이 나중에 부인하면 근거가 없습니다. “단가 3% 인하로 구두 합의, 정식 견적은 9월 15일까지 수령”은 확인할 수 있는 문장입니다.

확정되지 않은 것은 후속 조치 칸으로 내리세요. 결과 칸에 넣어 두고 나중에 뒤집히면 보고서 전체가 신뢰를 잃습니다. 상대방이 검토하겠다고 한 것은 결과가 아니라 다음에 확인할 일입니다.

정산서와는 어떻게 짝을 맞추나요

보고서는 무엇을 했는지, 출장비정산서는 얼마를 썼는지를 담습니다. 두 문서의 출장 기간과 출장지가 어긋나면 경리에서 한쪽을 돌려보냅니다. 보고서를 먼저 쓰고 그 기간을 그대로 정산서에 옮겨 적으세요.

정산서에 출장보고서 번호를 적는 칸을 둔 이유가 이것입니다. 결재자가 금액만 보고 판단하지 않고 무슨 일로 간 출장인지 확인할 수 있어야 합니다. 보고서에 문서번호를 붙였다면 그 번호를 정산서에 그대로 적으세요.

자주 틀리는 것

소감만 길게 쓰는 경우

느낀 점을 세 문단 쓰고 정작 정해진 것을 한 줄도 적지 않은 보고서가 많습니다. 결재자가 찾는 것은 결과와 후속 조치입니다. 소감 칸은 다음 사람이 같은 곳에 갈 때 도움이 될 실무 정보로 채우세요. 오후 방문이 실사에 유리하다는 한 줄이 그런 정보입니다.

동행자를 적지 않는 경우

둘이 갔는데 한 사람만 보고서를 내면 나머지 한 사람의 출장이 기록에 남지 않고, 정산에서 인원이 맞지 않습니다. 동행자 칸에 이름과 소속을 적고, 각자 정산이 필요하면 정산서는 따로 냅니다.

출장 목적을 사후에 맞춰 적는 경우

출장 명령서에 적힌 목적과 보고서의 목적이 다르면 왜 다른지 설명해야 합니다. 현장에서 목적이 바뀌었다면 결과 칸에 그 경위를 적고 목적 칸은 명령서대로 두세요. 목적을 고쳐 쓰면 사후에 꾸민 문서로 보입니다.

자주 묻는 질문

당일 출장도 보고서를 써야 하나요

회사 규정에 따릅니다. 규정이 없다면 거래 조건이 바뀌거나 합의가 오간 출장은 당일이라도 남기고, 단순 서류 전달이면 생략해도 무방합니다. 비용을 청구한다면 금액과 무관하게 무슨 일로 갔는지가 남아 있어야 합니다.

사진이나 자료는 문서에 넣나요

본문에 넣지 말고 첨부 칸에 매수만 적은 뒤 파일을 따로 보내세요. 본문에 이미지를 넣으면 한글이나 워드로 열 때 배치가 틀어지고 파일이 무거워집니다. 결재선에 올릴 때는 PDF로 저장해 첨부 파일과 함께 보냅니다.

성과가 없는 출장은 어떻게 쓰나요

성과가 없었다는 사실 자체가 결과입니다. 만나기로 한 사람이 나오지 않았다거나 자료를 받지 못했다면 그대로 적고, 후속 조치 칸에 언제 다시 접촉할지를 적으세요. 없는 성과를 지어 적으면 다음 출장을 승인받기 어려워집니다.

돌아온 날 일정 표부터 채우고 결과 칸에 정해진 것을 숫자로 적은 뒤 저장해 올리세요. 쓴 비용이 있으면 같은 기간으로 출장비정산서를 이어서 작성합니다.