임금명세서에 무엇이 들어가야 하나

임금명세서에 무엇이 들어가야 하는지는 「근로기준법」 제48조 제2항이 정합니다. 그 조문이 드는 것은 임금의 구성항목과 계산방법, 그리고 제43조 제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역입니다. 받은 명세서가 이 셋 중 무엇을 빠뜨렸는지 보는 것이 확인의 시작입니다.

금액만 적힌 종이는 명세서가 아닙니다

실지급액 한 줄과 이체 확인만으로는 조문이 요구하는 것을 채우지 못합니다. 조문은 금액을 적으라고 하지 않고 그 금액이 무엇으로 이루어졌고 어떻게 나왔는지를 적으라고 합니다. 항목을 나열했더라도 각 항목이 어떤 계산에서 나왔는지가 없으면 절반만 채운 것입니다.

확인하는 쪽에서 쓸 수 있는 기준은 단순합니다. 숫자 하나를 짚어 왜 이 금액이냐고 물었을 때 그 종이 안에서 답이 나오면 계산방법이 적힌 것입니다. 다른 자료를 꺼내야 답할 수 있으면 아직 적히지 않은 것입니다.

이 기준은 만드는 쪽에도 그대로 쓰입니다. 항목 이름을 계산방법 칸에 옮겨 적는 것으로 칸을 채웠다고 보는 경우가 많은데, 기본급을 기본급이라고 설명하는 문장은 아무것도 설명하지 않습니다. 어떤 값에 무엇을 곱하거나 더해 그 금액이 나왔는지가 들어가야 칸이 제 몫을 합니다.

세 줄 중 가운데가 가장 자주 비어 있습니다. 급여 프로그램이 항목은 자동으로 나눠 주지만 계산방법 칸은 사람이 채워야 하는 경우가 많기 때문입니다.

공제는 원칙이 아니라 예외입니다

「근로기준법」 제43조 제1항은 임금을 통화로 직접 근로자에게 그 전액을 지급하여야 한다고 정하고, 법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우에만 임금의 일부를 공제하거나 통화 이외의 것으로 지급할 수 있다고 단서를 둡니다. 전액 지급이 원칙이고 공제가 예외라는 구조입니다.

그래서 제48조 제2항이 말하는 공제 내역은 그 단서에 해당해 뺀 금액의 내역입니다. 명세서에서 공제 줄을 볼 때 물어야 할 것은 금액이 맞느냐가 아니라 무엇을 근거로 뺐느냐입니다. 근거가 법령이면 그 이름이, 단체협약이면 그 조항이 뒤에 있어야 합니다.

지난달 것을 이번 달에서 빼는 줄

지난달 금액을 잘못 줬다며 이번 달에서 되돌려 빼는 줄이 들어가는 경우가 있습니다. 이런 줄은 금액보다 설명이 더 중요합니다. 어느 달의 무엇을 얼마 더 줬고 그중 얼마를 빼는지가 한 줄로 보이지 않으면, 받는 쪽은 두 달치 명세서를 늘어놓고 역산해야 합니다.

사내 대여금이나 물품값을 뺀 줄

회사에서 빌린 돈이나 구내식당 이용료가 공제 줄로 들어 있는 명세서가 있습니다. 이런 항목이 단서에 해당하는지는 그 사업장에 어떤 규정이나 협약이 있느냐에 달려 있으므로, 명세서만 보고 단정할 수 없습니다. 근거 칸이 비어 있으면 그 자리에서 무엇을 근거로 뺐는지 물어 두는 편이 낫습니다.

지급 주기와 명세서 교부 시점

제48조 제2항은 임금을 지급하는 때에 명세서를 교부하도록 정합니다. 지급이 있을 때마다 따라붙는다는 뜻이므로, 상여금이나 연차수당을 따로 주는 달에는 그 지급분에 대한 설명도 있어야 합니다.

지급 주기 자체는 제43조 제2항이 정합니다. 임금은 매월 1회 이상 일정한 날짜를 정하여 지급하여야 한다는 것이 본문입니다. 임시로 지급하는 임금과 수당 등 대통령령으로 정하는 임금에는 그러하지 아니하다는 단서가 뒤에 붙습니다. 매달 같은 날 들어오는 급여와 사유가 생겼을 때만 나가는 지급은 성격이 다릅니다.

중도에 입사하거나 퇴사한 달의 명세서는 특히 계산방법이 필요합니다. 한 달치 금액을 며칠분으로 나눈 결과이므로, 어떤 분모로 나누고 며칠을 곱했는지가 적혀 있지 않으면 받는 쪽이 검산할 방법이 없습니다. 일할 계산의 기준은 사업장마다 다를 수 있으니 그 기준까지 한 줄로 적어 둡니다.

임금대장과 명세서는 다른 서류입니다

같은 제48조 안에서 제1항과 제2항이 다른 서류를 말합니다. 제1항은 사용자가 각 사업장별로 임금대장을 작성하고, 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항과 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적도록 정합니다. 이것은 회사가 보관하는 장부입니다.

제2항의 명세서는 근로자에게 건네는 서면입니다. 대장이 있으니 명세서를 대신한다고 볼 수 없는 이유가 여기 있습니다. 한쪽은 사업장에 남기는 기록이고 다른 쪽은 받는 사람 손에 들어가는 문서입니다.

전자문서로 받아도 됩니다

제48조 제2항 괄호는 서면에 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조 제1호에 따른 전자문서를 포함한다고 밝히고 있습니다. 메일로 오는 파일이나 급여 시스템에서 받는 문서도 이 서면에 들어갑니다. 종이를 요구할 근거는 조문에 없습니다.

받는 쪽에서는 파일을 그때그때 내려받아 따로 보관하는 편이 낫습니다. 회사를 옮기거나 시스템 계정이 닫히면 지난 명세서를 다시 받기 어려워지고, 뒤늦게 금액을 확인할 일이 생겼을 때 근거가 사라집니다.

보관은 달마다 파일 하나씩 이름에 연월을 넣어 모아 두면 충분합니다. 대출이나 전세 자금 심사처럼 지난 급여를 한꺼번에 묶어 내야 하는 자리가 생기고, 그때 시스템에서 몇 달치를 한 번에 뽑을 수 없는 경우가 있습니다. 문자로 받은 요약만 남아 있으면 항목과 계산이 빠져 있어 자료로 쓰기 어렵습니다.

확인할 때의 순서

먼저 지급 항목의 합계와 공제 항목의 합계, 실지급액 세 숫자가 서로 맞는지 계산기로 더해 봅니다. 여기서 어긋나면 나머지를 볼 필요 없이 물어야 합니다. 그다음 시간에 연동되는 항목을 봅니다. 연장·야간·휴일 근로에 붙는 수당은 시간 기록과 대조할 수 있습니다.

세 번째로 지난달 명세서와 나란히 놓고 달라진 줄을 찾습니다. 같은 조건인데 금액이 바뀐 줄이 있으면 그 줄에 설명이 있어야 하고, 없으면 그것이 물을 자리입니다. 공제 금액은 공단이 보낸 고지 내용과 맞춰 보면 됩니다. 요율과 세액표는 해마다 바뀌므로 숫자는 홈택스와 고용노동부에서 그해 기준을 봅니다.

어긋나는 것을 발견했을 때

계산이 맞지 않으면 명세서를 버리지 말고 해당 달의 파일과 시간 기록을 함께 모아 둡니다. 명세서 자체가 회사가 만든 문서이므로, 그 안의 숫자와 근거가 어떻게 적혀 있었는지가 나중에 확인의 출발점이 됩니다.

명세서를 만드는 쪽이라면 항목과 계산 방법 칸을 채운 서식을 급여명세서 양식에서 만들고, 근로조건을 정한 문서는 표준근로계약서입니다. 계약서에 임금을 어떻게 나눠 적어야 하는지는 근로계약서에 반드시 적어야 하는 것에 적어 두었습니다.