급여명세서 양식

급여명세서는 사용자가 임금을 지급하면서 근로자에게 교부해야 하는 서면입니다. 「근로기준법」 제48조 제2항은 사용자가 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목·계산방법, 제43조 제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면으로 교부하여야 한다고 정합니다. 같은 항은 서면에 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조 제1호에 따른 전자문서를 포함한다고 밝히고 있습니다. 위 도구는 지급 항목과 공제 항목을 줄 단위로 받아 지급 합계, 공제 합계, 실지급액을 계산합니다.

법이 요구하는 것은 금액이 아니라 계산방법입니다

총액만 적은 종이는 이 조문이 말하는 임금명세서가 아닙니다. 제48조 제2항이 나란히 요구하는 것은 구성항목과 계산방법 둘이고, 여기에 공제한 경우의 내역이 붙습니다. 기본급 240만 원이라고만 쓰면 항목은 있어도 계산방법이 없습니다.

그래서 위 도구는 지급 항목 표와는 별도로 계산 방법 칸을 필수 입력으로 두었습니다. 연장근로수당이 통상시급에 연장근로시간과 배율을 곱해 나온 값이라면 그 곱셈을 한 줄로 적습니다. 식대처럼 정액으로 주는 항목은 월 정액이라고 적으면 계산방법이 설명됩니다. 시간이 필요한 항목의 근거는 출근부에 남아 있습니다.

공제는 아무것이나 뺄 수 없습니다

「근로기준법」 제43조 제1항은 임금은 통화로 직접 근로자에게 그 전액을 지급하여야 한다고 정하고, 다만 법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우에는 임금의 일부를 공제하거나 통화 이외의 것으로 지급할 수 있다고 단서를 둡니다. 전액 지급이 원칙이고 공제는 단서에 해당할 때만 가능하다는 구조입니다.

제48조 제2항이 말하는 공제 내역은 이 단서에 따라 뺀 금액의 내역입니다. 그래서 위 도구에는 공제 항목 표와 함께 공제 근거 칸을 두었습니다. 무엇을 근거로 뺐는지가 명세서 안에서 설명되면 나중에 확인할 것이 없습니다.

요율 숫자를 서식에 넣지 않은 이유

4대보험료율과 소득세 원천징수 금액은 해마다 바뀌고 연중에 바뀌기도 합니다. 서식에 숫자를 박아 두면 그 숫자가 낡은 순간부터 서식을 쓰는 사람마다 틀린 금액을 계산하게 됩니다. 위 도구의 공제 항목 표는 항목 이름과 금액 칸만 두고 요율을 넣지 않았습니다.

공단이 매달 보내는 고지서 금액을 그대로 옮겨 적는 것이 가장 안전합니다. 직접 계산해 넣었다가 고지 금액과 어긋나면 다음 달에 정산 줄이 하나 더 생깁니다. 최저임금과 각종 요율은 고용노동부에서 그해 기준을 확인합니다.

지급 항목은 어디까지 나누나요

한 줄로 뭉치면 계산방법을 적을 수 없으므로, 계산 근거가 다른 것끼리는 줄을 나눕니다. 기본급, 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당, 식대, 차량유지비처럼 성격이 다른 것을 각각 한 줄로 둡니다.

미사용 연차를 수당으로 지급했다면 그것도 지급 항목 한 줄입니다. 일수는 연차사용대장에서 확인하고, 그 일수에 얼마를 곱했는지를 계산 방법 칸에 적습니다. 상여금처럼 매달 나오지 않는 항목은 지급한 달의 명세서에만 넣고 비고에 지급 사유를 씁니다.

언제 어떻게 교부하나요

제48조 제2항은 임금을 지급하는 때에 교부하도록 정합니다. 급여일에 맞춰 주는 것이 원칙이고, 종이 대신 전자문서로 줄 수 있다는 것도 같은 항에 나옵니다. 사내 메일이나 급여 시스템으로 보내는 방식이 여기에 해당합니다.

임금 지급 주기도 같은 법에 있습니다. 제43조 제2항은 임금은 매월 1회 이상 일정한 날짜를 정하여 지급하여야 한다고 정하고, 임시로 지급하는 임금과 수당 등에는 그러하지 아니하다는 단서를 둡니다. 명세서는 그 지급이 이루어질 때마다 따라갑니다.

자주 틀리는 것

실지급액만 적고 항목을 생략하는 경우

계좌 이체 내역이 있으니 됐다고 보는 사업장이 있는데, 제48조 제2항이 요구하는 것은 구성항목과 계산방법입니다. 이체 기록은 금액만 보여 줄 뿐 무엇으로 이루어진 금액인지를 설명하지 못합니다.

공제 항목을 공제계로 뭉치는 경우

공제 합계 한 줄만 적으면 무엇을 근거로 뺐는지가 드러나지 않습니다. 항목별로 줄을 나누고, 뺀 근거는 공제 근거 칸에 적습니다.

계산 방법 칸에 항목 이름을 다시 쓰는 경우

기본급은 기본급이라고 적는 것은 계산방법이 아닙니다. 어떤 값에 무엇을 곱하거나 더해 그 금액이 나왔는지를 적어야 칸이 제 역할을 합니다.

자주 묻는 질문

직원이 한 명인 사업장도 교부해야 하나요

제48조 제2항은 임금을 지급하는 사용자를 주어로 하고 인원 기준을 두지 않습니다. 아르바이트와 단시간 근로자에게 임금을 줄 때도 같은 서면이 따라갑니다. 인원이 적을수록 위 도구처럼 항목 몇 줄만 채우면 끝납니다.

실지급액이 자동으로 계산되나요

지급 합계에서 공제 합계를 뺀 값이 실지급액으로 들어가고, 엑셀 파일에는 값이 아니라 수식으로 저장됩니다. 항목 금액을 고치면 세 숫자가 함께 바뀝니다.

명세서를 몇 년 보관하나요

임금 관련 서류는 근로자 명부와 함께 묶어 보관하는 것이 실무입니다. 사업장이 지켜야 할 보존 기간과 대상 서류는 고용노동부의 안내에서 확인합니다.

지급 항목과 공제 금액이 정해졌다면 위 입력란에 줄을 추가해 채우고 계산 방법 칸까지 적은 뒤 저장하세요. 시간 근거부터 정리할 차례라면 출근부에서 시작합니다.