견적서 쓰는 법 — 항목·유효기간·부가세

견적서에서 다툼이 생기는 자리는 금액 자체가 아니라 그 금액이 언제까지 어떤 조건에서 유효한지입니다. 품목 한 줄을 어떻게 쪼갰는지, 유효기간을 며칠로 잡았는지, 부가세를 별도로 적었는지에 따라 같은 100만 원이 다른 금액이 됩니다. 이 글은 칸을 채우는 방법이 아니라 그 칸을 왜 그렇게 채우는지, 무엇을 잘못 적으면 나중에 되돌아오는지를 다룹니다.

견적서는 법정 서식이 아닙니다

세금계산서와 달리 견적서에는 법이 정한 기재 항목이 없습니다. 「부가가치세법」 제32조 제1항이 기재 사항을 정한 문서는 세금계산서이고, 그 조문은 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 들고 있습니다. 견적서를 이 목록에 맞춰 쓸 의무는 없습니다.

그래도 실무가 그 항목을 따라가는 이유는 따로 있습니다. 견적이 발주로 이어지면 같은 숫자가 거래명세서를 거쳐 세금계산서로 옮겨 갑니다. 처음부터 등록번호와 공급가액·세액을 나눠 적어 두면 옮길 때 다시 계산할 일이 없고, 옮기다 틀리는 일도 줄어듭니다. 견적 단계에서 항목을 뭉쳐 놓으면 그 뭉친 상태가 세 문서를 따라다닙니다.

유효기간을 며칠로 잡을지는 원가가 정합니다

유효기간의 기준은 관행이 아니라 그 기간 안에 원가가 움직일 수 있느냐입니다. 자재를 사다 파는 거래라면 매입가가 바뀌는 주기가 곧 상한이고, 사람의 시간을 파는 용역이라면 그 사람이 다른 일정에 묶이는 시점이 상한입니다. 30일이라는 숫자를 관행으로 쓰되, 자기 원가의 주기가 그보다 짧으면 줄여야 합니다.

기간을 짧게 잡는 것이 불리해 보이지만 실제로는 반대입니다. 기간이 길면 상대가 결정을 미루는 동안 원가가 오르고, 그래도 처음 금액을 지켜야 하는 쪽은 보낸 사람입니다. 기간이 짧으면 회신을 재촉하는 효과도 생깁니다.

부가세를 별도로 적는 이유

부가세 포함 금액만 적으면 받는 쪽이 자기 장부에 옮길 때 공급가액을 역산해야 합니다. 역산은 11로 나누는 계산이라 원 단위에서 반드시 끝수가 남고, 그 끝수를 어떻게 처리했는지에 따라 두 회사의 장부가 몇 원씩 어긋납니다. 별도로 적으면 상대가 계산할 것이 없어집니다.

면세 품목과 과세 품목을 한 장에 섞을 때는 줄을 아예 나눠 소계를 두 개 만듭니다. 면세 매출과 과세 매출은 나중에 신고 서류가 갈라지므로, 견적서에서 섞여 있으면 받는 쪽 경리가 다시 물어봅니다. 부가세를 물릴 대상이 아닌 품목에 10퍼센트가 붙어 있는 것도 같은 자리에서 걸립니다.

간이과세자가 보내는 견적서

간이과세자는 세금계산서 발급 여부와 세액 표시가 일반과세자와 다릅니다. 세액 줄을 세워 놓고 정작 세금계산서를 끊지 못하면 상대는 매입세액을 공제받을 수 없습니다. 적용되는 기준과 한도 금액이 바뀌므로 자기 유형에서 무엇이 가능한지는 홈택스에서 확인한 뒤 견적서의 세액 표시를 정하세요.

품목을 어디까지 쪼개야 하나

쪼개는 기준은 “이 줄만 빼고 발주할 수 있는가”입니다. 상대가 떼어낼 수 있는 단위가 한 줄이어야 협상이 그 줄에서 끝납니다. 다섯 개 품목을 한 줄에 묶어 두면 그중 하나가 비싸다는 말에 견적 전체를 다시 만들어야 합니다.

반대로 지나치게 쪼개면 단가를 전부 드러내는 셈이 됩니다. 원가 구조를 숨기고 싶은 항목은 묶되, 묶은 이름이 무엇을 포함하는지를 비고에 적습니다. “설치 일체”라고만 쓰고 무엇이 포함인지 적지 않으면 나중에 “그건 별도였다”는 말이 나옵니다.

수량이 확정되지 않은 줄

실측 전이라 수량을 못 박을 수 없으면 단가만 적고 수량 칸에 추정임을 밝힙니다. 추정 수량으로 합계를 내 보낸 뒤 실제 수량이 늘면, 상대는 합계를 기억하고 있고 보낸 쪽은 단가를 기억하고 있어 그 차이가 분쟁이 됩니다. 정산 방식을 비고에 한 줄 적어 두는 편이 낫습니다.

견적서가 계약이 되는 순간

견적서 자체는 제안이지만, 상대가 그 내용대로 발주하고 보낸 쪽이 납품을 시작하면 그 조건이 거래 조건으로 굳습니다. 그래서 비고란에 적어 둔 납기·결제 조건·배송비 부담이 나중에 그대로 적용됩니다. 금액만 신경 쓰고 비고를 비워 두면 그 부분은 상대 회사의 표준 구매 조건을 따르게 됩니다.

발주서가 별도로 오는 거래에서는 발주서의 조건이 견적서와 다른지 대조해야 합니다. 결제 기일이 견적서에는 납품 후 30일인데 발주서에는 익월 말일로 적혀 있는 식으로 어긋나는 일이 흔합니다. 어느 쪽이 앞서는지는 두 문서의 문구에 달려 있으므로, 차이를 발견하면 납품 전에 맞춰 두세요.

보내기 전에 대조할 세 가지

첫째는 수량과 단가의 자릿수입니다. 단가 칸에 총액을 넣는 실수는 합계가 수량 배로 불어나 바로 눈에 띄지만, 0을 하나 더 붙이거나 뺀 것은 합계를 보고도 넘어갑니다. 둘째는 받는 쪽 상호와 담당자입니다. 이전 견적서를 복사해 쓰면 다른 회사 이름이 남아 있는 채로 나갑니다.

셋째는 유효기간의 실제 날짜입니다. “견적일로부터 30일”처럼 상대 기준으로 적어 두면 받는 쪽이 언제까지인지 계산해야 하고, 그 계산이 서로 다르면 기한을 두고 다툽니다. 달력에서 날짜를 확인해 “2026년 10월 11일까지”처럼 못 박는 편이 낫습니다.

같은 견적을 여러 번 보낼 때

금액을 고쳐 다시 보낼 때는 이전 것을 수정하지 말고 새 견적일자로 문서를 하나 더 만듭니다. 같은 날짜의 견적서가 두 장 돌아다니면 어느 것이 유효한지 상대 결재 라인에서 가려지지 않습니다. 비고에 “○월 ○일자 견적 대체”라고 한 줄 남기면 순서가 분명해집니다.

여러 안을 동시에 제안할 때는 한 장에 세 안을 넣는 대신 안마다 문서를 나눕니다. 한 장에 담으면 상대가 그중 가장 싼 안의 금액만 기억하고, 그 금액에 다른 안의 사양을 요구하는 일이 생깁니다. 안마다 사양과 금액이 한 쌍으로 붙어 있어야 비교가 됩니다.

견적을 보낸 뒤에 할 일

보낸 것으로 끝내지 말고 유효기간 안에 회신 여부를 확인합니다. 기간이 지나 회신이 오면 그 금액을 지킬 의무가 없으므로, 원가가 올랐다면 새 금액으로 다시 만들면 됩니다. 회신이 와서 발주가 확정되면 그다음 문서는 납품 시점의 기록입니다.

품목과 금액이 정해졌다면 견적서 양식에서 항목을 채워 저장하고, 납품 단계로 넘어가면 거래명세서에 같은 숫자를 옮겨 적으세요. 세금계산서와 거래명세서가 왜 다른 문서인지는 거래명세서와 세금계산서의 차이에서 이어집니다.