재직증명서 양식

재직증명서는 회사가 직원에게 “이 사람이 우리 회사에 다니고 있다”는 사실을 적어 발급하는 문서입니다. 발급하는 주체는 회사이고 이 사이트가 증명서를 발급하지는 않습니다. 위 도구는 회사 담당자가 쓸 빈 양식을 만듭니다. 성명·소속·직위·재직 기간·용도와 회사명·대표자·직인란을 갖춘 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다.

이 도구는 무엇을 만들어 주나요

위 도구가 만드는 것은 회사가 작성해 발급할 빈 문서입니다. 증명의 힘은 문서 아래 찍히는 회사 직인과 대표자 이름에서 나오지 이 도구에서 나오지 않습니다. 직원 개인이 이 파일을 만들어 내면 증명서가 아니라 본인이 쓴 종이일 뿐입니다.

그래서 사용 순서는 회사 인사·총무 담당자가 내용을 채우고, 출력해 직인을 찍고, 발급번호를 장부에 기록하는 순입니다. 직원은 필요한 용도와 내는 곳을 담당자에게 알려 주는 것으로 끝납니다.

어떤 항목이 들어가나요

서류를 받는 기관이 확인하려는 것은 이 사람이 지금 그 회사 소속인지 하나입니다. 나머지 칸은 요구받을 때만 채웁니다. 위 도구는 요구가 잦은 순서로 칸을 배치했습니다.

표에서 선택으로 둔 두 칸은 개인정보이므로 요구받지 않았다면 비워 둡니다. 비운 칸은 빈 줄로 인쇄되고 문서 구성은 그대로 유지됩니다. 주민등록번호를 적는 칸은 아예 만들지 않았습니다.

용도 칸을 왜 채우나요

용도와 내는 곳을 적어 두면 그 문서가 쓰일 자리가 한정됩니다. “금융기관 제출용”이라고 적힌 증명서가 다른 데서 돌아다니면 발급한 회사가 확인할 근거가 생깁니다. 용도 칸이 비어 있는 증명서는 어디로든 흘러갑니다.

내야 할 곳이 여러 군데면 한 장을 복사해 돌리기보다 용도별로 따로 발급받는 편이 낫습니다. 발급번호를 달리 매겨 두면 나중에 어느 건이 어디로 갔는지 장부에서 찾습니다. 발급 장부는 문서 관리 담당이 별도 파일로 관리합니다.

경력증명서와 무엇이 다른가요

재직증명서는 지금 다니고 있다는 사실을 적고, 경력증명서는 언제부터 언제까지 어떤 일을 했는지를 적습니다. 근무 이력을 보려는 자리라면 재직증명서로는 모자랍니다. 두 문서는 같은 회사가 발급하지만 쓰이는 자리가 갈립니다.

퇴직한 사람이 요청하면 경력증명서를 발급합니다. 위 도구의 재직 상태 칸에 퇴직을 고르고 퇴직일을 적는 방식도 되지만, 담당 업무 이력까지 요구받았다면 경력증명서 쪽이 맞습니다.

자주 틀리는 것

직인 없이 출력본만 건네는 경우

직인이나 대표자 서명이 없으면 받는 기관이 되돌려보냅니다. PDF로 저장해 인쇄한 뒤 찍거나, 이미지가 필요하면 이름 도장 만들기에서 만듭니다. 이 이미지는 전자서명이 아니며 인감을 대신하지 못합니다.

발급일과 재직 기간 종료일을 섞는 경우

발급일은 문서를 만든 날이고 재직 기간은 직원이 일한 기간입니다. 재직 중인 직원은 종료일을 비워 두고 재직 상태 칸을 “현재 재직 중”으로 둡니다. 두 날짜가 같은 칸에 들어가면 읽는 쪽이 퇴직한 사람으로 봅니다.

요구받지 않은 개인정보를 채우는 경우

생년월일과 주소는 요구가 있을 때만 적습니다. 회사가 보관하는 정보를 문서로 내보낼수록 관리 부담이 늘어납니다. 요청서에 어떤 항목이 필요하다고 적혀 있는지 먼저 확인하세요.

자주 묻는 질문

직원이 요청하면 회사가 반드시 발급해야 하나요

발급 의무와 절차는 회사 취업규칙과 인사 규정에서 정합니다. 규정이 없는 회사라면 요청 기록과 발급 이력을 남기는 방식으로 운영합니다. 요청을 메일로 받아 두면 기록이 그대로 남습니다.

영문 재직증명서도 만들 수 있나요

위 도구는 국문 양식만 만듭니다. 비자나 해외 서류로 쓸 영문 증명은 받는 기관이 요구하는 문구와 서식이 따로 있으므로 그 기관 안내를 확인하세요.

여러 명 것을 한 번에 만들 수 있나요

한 번에 한 사람씩 만듭니다. 회사 정보는 그대로 두고 인적 사항만 바꿔 다시 저장하면 두 번째 문서가 빨리 나옵니다. 저장 횟수에는 제한이 없습니다.

인사 담당자가 소속과 재직 기간, 용도를 채운 뒤 출력해 직인을 찍으면 발급이 끝납니다. 근무 이력까지 요구받았다면 경력증명서로 넘어가세요.