자산관리대장 양식

자산관리대장은 회사가 가진 비품과 설비를 한 장에 모아 무엇이 어디에 몇 개 있는지 적어 두는 대장입니다. 기준일을 정해 그날의 보유 현황을 찍어 두는 문서이므로, 입출고를 날짜순으로 따라가는 장부와 성격이 다릅니다. 위 도구에 취득일·자산명·규격·수량·취득가액·보관 장소·상태를 넣으면 수량 합계와 취득가액 합계를 내어 엑셀·워드·PDF·한글 파일로 저장합니다.

이 대장은 감가상각을 계산하지 않습니다

취득가액 칸에는 산 금액을 그대로 적고, 그 금액이 해마다 얼마씩 줄어드는지는 계산하지 않습니다. 감가상각은 내용연수와 상각 방법을 정해야 나오는 세무 계산이고, 그 기준은 자산의 종류와 사업 형태에 따라 갈립니다. 이 양식은 세무 계산을 하지 않으므로 장부가액이나 상각누계액 칸을 두지 않았습니다.

결산에 쓸 자산 목록이 필요하다면 이 대장을 기초 자료로 넘기고 상각은 세무 담당자가 별도 서식에서 계산합니다. 이 대장이 답하는 질문은 “지금 무엇을 갖고 있는가”까지입니다.

어떤 물건까지 이 대장에 올리나요

한 번 사면 오래 쓰는 물건을 올립니다. 사자마자 없어지는 소모품은 올리지 않습니다. 금액 기준은 사업장마다 다르게 정하는데, 기준을 한번 정했으면 그해 안에는 바꾸지 않는 편이 대조에 유리합니다.

마지막 두 줄은 장부를 나누는 기준이기도 합니다. 소모품과 판매용 상품은 수량이 자주 움직이므로 재고관리대장 양식에서 입출고로 관리하고, 산 금액은 매입장 양식에 남깁니다.

상태 칸은 무엇에 쓰나요

실물을 확인할 때 어디를 먼저 볼지 고르는 칸입니다. 사용·보관·수리·대여·폐기예정 다섯 가지 중 하나를 고르면, 대장을 들고 자리를 도는 사람이 “지금 자리에 없어도 정상인 자산”을 미리 압니다.

• 사용 — 지정된 자리에서 쓰고 있습니다. 보관 장소 칸의 위치에 실물이 있어야 합니다.
• 보관 — 쓰지 않고 창고에 넣어 둔 자산입니다. 다음 확인 때 상태가 그대로인지 봅니다.
• 수리 — 외부에 나가 있습니다. 비고에 맡긴 곳과 날짜를 적어 두지 않으면 분실로 오인됩니다.
• 대여 — 직원이나 다른 사업장에 나가 있습니다. 누가 가져갔는지를 비고에 적습니다.
• 폐기예정 — 처분 결정이 난 자산입니다. 실제로 버린 뒤에는 줄을 지우지 말고 다음 기준일 대장에서 뺍니다.

상태 칸이 있으면 실물 확인이 목록 대조 작업으로 바뀝니다. 자리에 없는 자산 앞에서 멈춰 서는 대신 상태부터 보면 되기 때문입니다.

기준일은 왜 한 날짜로 못 박나요

자산은 매일 사고 버리는 물건이 아니라 한 해에 몇 건 움직이는 물건입니다. 날짜순 장부로 만들면 대부분의 줄이 몇 달씩 비고, 정작 필요한 “오늘 뭐가 있나”는 앞 줄을 전부 훑어야 나옵니다. 기준일을 못 박고 그날 현황을 통째로 적는 편이 쓰기도 읽기도 짧습니다.

대장을 다시 만드는 시점은 결산 직전과 사무실을 옮길 때입니다. 이전 기준일의 파일을 그대로 두고 새 기준일로 한 장 더 만들면, 두 장을 나란히 놓는 것만으로 그 사이에 무엇이 늘고 줄었는지 보입니다.

자주 틀리는 것

같은 모델 여러 대를 한 줄에 몰아 적는 경우

노트북 5대를 한 줄에 적으면 그중 한 대가 수리에 들어갔을 때 상태 칸을 고칠 수 없습니다. 보관 장소나 상태가 갈리는 자산은 줄을 나누고, 같은 자리에서 같은 상태로 쓰는 것만 수량으로 묶습니다.

취득가액에 부가세를 넣었다 뺐다 하는 경우

줄마다 기준이 다르면 합계가 무의미해집니다. 공급가액으로 통일하든 부가세 포함 금액으로 통일하든 한 가지로 정하고, 비고나 문서 머리에 어느 쪽인지 적어 둡니다.

버린 자산의 줄을 지우는 경우

이번 기준일 대장에서는 빼되 이전 기준일 파일은 그대로 둡니다. 파일을 덮어쓰면 언제까지 갖고 있던 자산인지 남지 않아 처분 시점을 확인할 길이 없어집니다.

자주 묻는 질문

관리번호를 붙여야 하나요

자산 수가 스무 개를 넘으면 붙이는 편이 낫습니다. 번호를 스티커로 붙이고 자산명 칸에 “노트북 (A-012)”처럼 함께 적으면, 실물 확인 때 모델명을 읽지 않고 번호만 대조하면 됩니다.

리스나 렌털로 쓰는 물건도 올리나요

소유가 아니므로 취득가액 합계에 넣지 않는 것이 원칙입니다. 실물 확인 대상이긴 하므로 대상 구분을 나눠 별도 장으로 만들고, 계약 종료일을 비고에 적어 두면 반납 시점을 놓치지 않습니다.

직원에게 지급한 장비는 보관 장소를 어떻게 적나요

상태를 대여로 고르고 보관 장소에 부서명을, 비고에 받은 사람을 적습니다. 퇴사할 때 이 대장에서 그 사람 이름으로 줄을 골라내면 회수 목록이 그대로 나옵니다.

기준일을 정하고 사무실을 한 바퀴 돌면서 위 입력란에 자산을 한 줄씩 넣으세요. 파일은 브라우저 안에서 만들어지고 자산명과 금액은 서버로 가지 않습니다. 확인 방법은 5대 약속에 적어 두었습니다.