출근부는 날짜별로 누가 몇 시에 출근하고 몇 시에 퇴근했는지를 줄 단위로 적어 두는 기록입니다. 급여를 시급이나 일급으로 계산하는 사업장에서는 이 표가 임금 계산의 1차 근거가 되고, 월급제라도 지각과 결근, 연장근로를 확인하는 자리가 여기입니다. 위 도구는 날짜, 성명, 출근, 퇴근, 근무 시간, 비고 칸을 받아 근무 시간 합계가 붙은 엑셀 표로 저장합니다.
근무 시간 칸을 왜 직접 적게 두었나요
이 도구의 계산기가 숫자만 다루고 시각을 다루지 못하기 때문입니다. 09:00과 18:00은 사람에게는 시각이지만 계산기에는 콜론이 낀 글자입니다. 18에서 9를 빼는 뺄셈으로 바꾸려면 시와 분을 갈라 60진법으로 계산해야 하는데, 표에 넣는 식은 그 처리를 하지 못합니다.
휴게시간도 걸림돌입니다. 09:00에 나와 18:00에 들어간 날의 근무 시간은 9시간이 아니라 휴게 1시간을 뺀 8시간입니다. 휴게를 언제 얼마나 주는지는 사업장마다 달라서, 시각 차이를 자동으로 계산하면 오히려 틀린 숫자가 표에 박힙니다. 그래서 출근과 퇴근은 시각 그대로 적고 근무 시간은 휴게를 뺀 숫자를 직접 넣는 방식으로 두었습니다. 표 아래 합계는 이 숫자 칸만 더합니다.
출근부에 무엇을 적나요
임금 계산과 근태 확인 두 가지에 쓰이므로 그 둘에 필요한 칸만 두었습니다. 지문 인식기나 근태 앱을 쓰는 곳도 월말에는 이 형식으로 한 장을 뽑아 서명을 받습니다.
- 날짜·요일 — 주휴와 휴일근로를 구분하려면 요일이 있어야 합니다.
- 성명 — 한 명만 관리하는 표라면 머리에 대상 직원을 적고 줄에서는 비워 둡니다.
- 출근·퇴근 시각 — 24시간 표기로 적습니다. 야간에 날이 바뀌면 비고에 익일이라고 씁니다.
- 근무 시간 — 퇴근에서 출근을 빼고 휴게시간을 뺀 값입니다.
- 확인 — 본인 서명이나 도장을 받는 칸입니다. 나중에 기록을 다투지 않으려면 이 칸을 채웁니다.
- 비고 — 지각, 조퇴, 연차, 연장근로 사유를 적습니다.
한 명씩 쓸지 부서 전체로 쓸지
기록 단위를 먼저 정해야 표가 꼬이지 않습니다. 위 도구의 기록 단위 칸에서 둘 중 하나를 고르면 문서 머리에 표시됩니다.
| 방식 | 한 장에 담기는 것 | 합계가 뜻하는 것 |
|---|---|---|
| 직원 한 명의 한 달 | 그 사람의 1일부터 말일까지 | 그 사람의 월 근무 시간 |
| 부서 전체 날짜순 | 여러 사람이 섞인 날짜 순서 | 부서 전체 시간이라 급여에는 바로 못 씁니다 |
급여 계산에 바로 쓰려면 직원 한 명씩 한 장으로 쓰는 편이 낫습니다. 부서 전체로 섞어 적었다면 성명으로 정렬해 사람별 소계를 따로 내야 합니다. 인원이 다섯 명을 넘으면 사람별로 파일을 나누는 쪽이 월말에 덜 헤맵니다.
출근부와 급여명세서는 어떻게 이어지나요
출근부의 시간이 급여명세서의 금액이 됩니다. 「근로기준법」 제48조 제2항은 사용자가 임금을 지급할 때 임금의 구성항목과 계산방법을 적은 임금명세서를 서면으로 교부하도록 정합니다. 계산방법 칸에 연장근로수당이 어떻게 나왔는지 쓰려면 연장근로시간이 몇 시간인지 나와 있어야 하고, 그 숫자가 나오는 곳이 출근부입니다.
월말 순서는 출근부 마감, 시간 합계 확인, 급여명세서 작성입니다. 휴가로 빠진 날은 연차사용대장의 기록과 비고 칸이 맞는지 대조합니다.
자주 틀리는 것
휴게시간을 빼지 않고 적는 경우
출근과 퇴근 시각 차이를 그대로 근무 시간에 넣으면 매일 한 시간씩 부풀려집니다. 한 달이면 20시간이 넘게 벌어지므로 급여 대조에서 반드시 걸립니다. 소정근로시간 칸에 휴게 구간을 적어 두면 빠뜨리지 않습니다.
월말에 몰아서 채우는 경우
기억으로 채운 출근부는 기록이 아니라 추정입니다. 근태 다툼이 생겼을 때 그날그날 적은 표와 몰아 적은 표는 증거로서 무게가 다릅니다.
연장근로를 비고에만 적는 경우
비고에 연장이라고만 쓰고 근무 시간 칸을 소정근로시간 그대로 두면 수당 계산에서 빠집니다. 실제로 일한 시간을 숫자 칸에 넣고 그중 몇 시간이 연장인지를 비고에 적습니다.
자주 묻는 질문
출근부를 꼭 종이로 써야 하나요
형식을 정한 법은 없습니다. 근태 앱이나 지문 인식기의 기록도 근거가 되고, 이 표는 그 기록을 사람이 확인하고 서명하는 자리로 쓰면 됩니다. 서명 칸을 비워 둘 생각이라면 인쇄하지 말고 엑셀로만 보관해도 무방합니다.
사장 한 명과 직원 한 명뿐인 곳도 필요한가요
임금을 시급으로 계산한다면 필요합니다. 시급에 곱할 시간이 어디서 나왔는지를 설명하는 서류가 이것뿐이기 때문입니다. 월급제이고 근무 시간이 매일 같다면 결근과 지각만 적는 간단한 형태로 써도 됩니다.
합계 칸에 수식이 들어 있나요
근무 시간 합계는 값이 아니라 수식으로 들어갑니다. 줄을 더 넣거나 시간을 고치면 합계가 따라 바뀝니다. 출근과 퇴근 시각 칸은 글자로 저장되므로 이 둘로는 계산하지 않습니다.
기간과 대상 직원을 정했다면 위 입력란에 줄을 추가해 하루씩 채우고 엑셀로 저장하세요. 한 달치를 마감했다면 급여명세서로 넘어갑니다.