인수인계서 양식

인수인계서는 자리를 떠나는 사람이 맡던 업무를 다음 사람에게 넘기면서 무엇을 어디까지 넘겼는지 적는 문서입니다. 퇴직뿐 아니라 부서 이동과 휴직에서도 같은 문서를 씁니다. 위 도구는 인계자와 인수자, 인수인계일을 머리에 두고 업무명·현황·진행 상태·인계 사항·비고를 줄로 늘리는 표를 붙였습니다. 네 칸 결재란까지 넣어 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다.

업무 표는 어떻게 채우나요

업무 하나를 한 줄로 잡고 다섯 칸을 채웁니다. 줄을 나누는 기준은 담당자가 바뀌면 따로 챙겨야 하는 단위입니다. “거래처 관리”처럼 뭉뚱그리면 인수자가 무엇부터 손대야 할지 모릅니다.

진행 상태를 넷으로 나눈 이유는 보류와 대기를 가르기 위해서입니다. 대기는 때가 되면 저절로 시작되는 일이고, 보류는 누군가 결정을 내려야 움직이는 일입니다. 보류로 적힌 줄은 비고 칸에 누구의 결정을 기다리는지 적어 두세요.

언제 만들어야 하나요

마지막 근무일에 몰아서 쓰면 빠지는 일이 생깁니다. 후임이 정해진 날부터 줄을 채워 두고, 인수자와 함께 보면서 남은 기간에 줄을 더합니다. 사직서를 낸 시점에 먼저 뼈대를 잡아 두면 협의가 빨라집니다.

퇴직으로 인계하는 자리라면 사직서의 인수인계 계획 칸에 적은 내용이 이 문서의 첫 줄이 됩니다. 부서 이동이면 이동 발령일 기준으로 남은 일을 나눕니다.

물품과 계정은 왜 따로 적나요

업무 표에 섞으면 반납 확인이 흩어집니다. 노트북, 출입카드, 법인카드처럼 되돌려주어야 할 물건은 반납·인계 물품 칸에 모아 적고 수량까지 씁니다. 나중에 무엇이 빠졌는지 확인할 때 이 칸 하나만 보면 됩니다.

계정과 권한 칸에는 이관한 사실만 적습니다. 비밀번호 자체를 문서에 적어 두면 그 종이가 돌아다니는 동안 계정이 열려 있는 셈입니다. 그룹웨어 권한 이관이나 메일 계정 전달처럼 무엇을 넘겼는지만 남기고, 실제 접속 정보는 정보보안 담당이 정한 절차로 바꿉니다.

결재란은 왜 네 칸인가요

인계자와 인수자 둘만 서명하면 두 사람 사이의 확인으로 끝납니다. 부서장 칸이 있어야 남은 업무의 책임이 어디로 갔는지 조직이 압니다. 인사 담당 칸은 퇴직 처리나 발령 처리와 이 문서를 묶는 자리입니다.

직원이 다섯 명인 회사에서 네 칸을 채우면 한 사람이 두 칸에 서명하게 됩니다. 그런 규모라면 인사 담당 칸을 비워 두고 셋만 받아도 문서 구실을 합니다.

자주 틀리는 것

완료된 일만 적는 경우

인수자가 궁금한 것은 아직 끝나지 않은 일입니다. 완료로 적을 줄은 후속 처리가 남았을 때만 쓰고, 진행 중과 보류부터 채우세요.

인계 사항에 “구두 설명”이라고 적는 경우

말로 전한 내용은 한 달 뒤에 남지 않습니다. 파일 위치, 서식 이름, 담당자 연락처처럼 인수자가 혼자 찾아갈 수 있는 것을 적습니다. 설명이 길면 별도 문서를 만들어 그 이름을 인계 사항 칸에 적어 두세요.

거래처에 알리지 않고 넘기는 경우

담당자가 바뀐 사실을 거래처가 모르면 연락이 퇴직자 휴대전화로 갑니다. 인계 사항 칸에 통지 여부를 적고, 통지하지 않은 거래처는 비고에 남겨 인수자가 처리하게 합니다.

자주 묻는 질문

후임이 정해지지 않았으면 어떻게 하나요

인수자 칸에 부서장이나 대행자를 적고 나중에 후임이 정해지면 같은 문서를 다시 만들어 한 번 더 결재를 받습니다. 빈칸으로 두면 남은 일의 책임이 사라집니다.

인수인계서를 안 쓰면 퇴직 처리가 막히나요

처리 절차는 회사 취업규칙과 인사 규정에서 정합니다. 인수인계 확인을 퇴직 절차의 한 단계로 정한 회사가 많으므로 인사 담당에게 먼저 확인하세요.

업무가 스무 건이 넘으면 한 장에 들어가나요

첫 장에 다 들어가지 않으면 다음 장으로 넘어가고 표 머리글이 다시 나옵니다. 인쇄본에서 각 장이 이어지는 표임을 알아볼 수 있습니다.

후임이 정해진 날부터 진행 중인 일과 보류된 일을 줄로 채우고, 마지막 근무일 전에 인수자와 함께 읽으며 빠진 줄을 더한 뒤 결재를 받으세요. 퇴직으로 넘기는 자리라면 사직서를 먼저 만들고, 파일이 브라우저 안에서만 만들어진다는 점은 5대 약속에 적어 두었습니다.