사실확인서 양식

사실확인서는 제3자가 다른 사람에 관한 사실을 자기가 아는 범위에서 확인해 주고 서명하는 문서입니다. 본인이 겪은 일을 본인이 적는 진술서와 달리, 확인자와 확인 대상자가 따로 있습니다. 위 도구는 확인자와 확인 대상자의 인적사항, 관계, 확인 대상 기간, 확인하는 사실, 알게 된 경로, 서명란을 갖춘 문서를 만듭니다.

사실확인서와 진술서는 무엇이 다른가요

쓰는 사람의 자리가 다릅니다. 진술서는 겪은 본인이 쓰고, 사실확인서는 그 일을 아는 제3자가 써서 대상자에게 줍니다. 그래서 사실확인서에는 확인 대상자가 누구인지와 확인자가 그 사실을 어떻게 알게 됐는지를 적는 칸이 반드시 있어야 합니다.

본인이 겪은 일을 본인이 적어야 하는 자리라면 진술서 쪽입니다. 받는 곳이 어느 쪽을 요구하는지 모르면 접수 담당자에게 문서 이름을 그대로 물어 확인합니다.

알게 된 경로가 비면 확인서의 근거가 없습니다

사실확인서를 읽는 사람이 가장 먼저 보는 것은 확인자가 어떤 자리에서 그 사실을 알게 됐는지입니다. 같은 문장이라도 같은 부서에서 매일 본 사람이 쓴 것과 소문으로 들은 사람이 쓴 것은 무게가 다릅니다. 위 도구는 이 칸을 필수로 받습니다.

• 직접 본 경우 — “같은 기간 같은 부서의 관리자로 근무하며 출근과 담당 업무를 직접 보았습니다.”
• 업무상 알게 된 경우 — “확인자는 급여 담당자로서 해당 기간의 근무 기록을 처리했습니다.”
• 기록으로 확인한 경우 — “부서 근무 편성표와 전자결재 기록으로 확인했습니다.”

전해 들은 것을 확인해 주는 문서는 성격이 약합니다. 직접 아는 범위를 넘어서는 내용이라면 그 부분은 빼고, 아는 범위만 적는 편이 문서 전체의 신뢰를 지킵니다.

확인하는 사실은 기간과 함께 적습니다

언제부터 언제까지의 일인지가 정해져야 받는 곳에서 쓸 수 있습니다. 근무 사실이면 재직 기간을, 거주 사실이면 거주 기간을, 목격 사실이면 일시를 적습니다. 위 도구의 확인 대상 기간 칸과 확인 사항 표의 기간 칸이 이 자리입니다.

줄마다 알게 된 경로를 다르게 고를 수 있습니다. 어떤 줄은 직접 봤고 어떤 줄은 기록으로만 안다면 그 차이를 그대로 표시합니다. 전부 직접 봄으로 채우면 오히려 읽는 쪽에서 의심합니다.

확인자의 소속과 직위를 적는 이유

어떤 자격으로 확인해 주는지가 문서의 무게를 정합니다. 재직 사실을 확인해 주는 사람이 그 회사의 총무 담당자인지 옆 부서 동료인지에 따라 받는 쪽의 판단이 달라집니다. 위 도구의 소속과 직위 칸에는 확인 대상 기간 당시의 직위를 적습니다.

회사 이름으로 확인해 주는 문서라면 대표자 명의로 발급하고 법인 인감이나 사용인감을 찍는 것이 보통입니다. 이때는 개인 명의 사실확인서가 아니라 회사가 발급하는 재직증명서나 경력증명서가 맞는 자리인지 먼저 봅니다.

내는 곳의 서식을 먼저 확인합니다

공단이나 관공서에 내는 사실확인서는 서식이 정해진 경우가 있습니다. 자격 심사, 지원금 신청, 자격 기간 인정처럼 심사가 붙는 일은 그 기관이 요구하는 항목이 정해져 있으므로 창구나 홈페이지에서 먼저 확인합니다.

지정 서식이 없다면 이 양식으로 만들고 내는 곳 칸에 기관 이름을 적습니다. 기관에 따라 확인자의 신분증 사본이나 재직 확인 자료를 함께 요구하므로, 방문 전에 목록을 물어 두면 두 번 가지 않습니다.

서명하기 전에 확인자가 볼 것

사실확인서는 확인자가 자기 이름으로 남기는 문서입니다. 서명 전에 문서에 적힌 내용이 자기가 실제로 아는 것과 같은지, 대상자가 부탁한 문장이 아는 범위를 넘지 않는지를 봅니다.

모르는 내용을 넣어 달라는 요청을 받으면 그 부분은 빼고 아는 범위까지만 적습니다. 대상자에게 도움이 되도록 사실과 다르게 적은 문서는 나중에 확인자 본인에게 문제가 됩니다. 부탁한 사람과 적을 범위를 미리 맞춘 뒤 작성하는 편이 서로 편합니다.

자주 틀리는 것

확인 대상자의 인적사항을 비우는 경우

성명만 적고 생년월일을 비우면 동명이인과 구분되지 않아 받는 곳에서 되돌려 보냅니다. 대상자의 신분증에 적힌 대로 채웁니다.

관계를 “지인”으로만 적는 경우

어떤 자리에서 알게 된 사이인지가 빠지면 확인의 근거가 흐려집니다. “같은 부서에서 근무한 직장 상사”처럼 관계와 기간이 드러나게 적습니다.

사본을 남기지 않는 경우

원본은 대상자가 가져가 기관에 냅니다. 무엇을 확인해 줬는지 확인자도 알고 있어야 하므로 PDF로 저장하거나 서명 직후 사진을 찍어 둡니다.

자주 묻는 질문

확인자가 여러 명이면 한 장에 써도 되나요

사람마다 따로 씁니다. 각자 아는 범위가 다르므로 한 장에 묶으면 누가 무엇을 확인한 것인지 구분되지 않습니다. 같은 내용을 두 사람이 확인한다면 문서 두 장을 만듭니다.

인감증명서를 붙여야 하나요

내는 곳이 정합니다. 서명이나 도장만 받는 곳도 있고 인감증명서를 함께 요구하는 곳도 있으므로 접수 전에 묻습니다. 도장을 찍어야 한다면 PDF로 저장해 출력하거나 이름 도장 만들기로 만든 이미지를 넣습니다. 이 이미지는 전자서명이 아니고 인감을 대신하지 못합니다.

회사를 그만둔 사람도 확인해 줄 수 있나요

확인 대상 기간에 그 사실을 직접 알던 사람이면 지금 퇴사했더라도 자기 이름으로 확인할 수 있습니다. 이때는 소속 칸에 확인 대상 기간 당시의 소속과 직위를 적고, 현재는 퇴사했다는 점을 비고에 적어 둡니다.

이 글이 다루지 않는 것

사실확인서가 어느 심사에서 어떻게 반영되는지, 확인 내용이 사실과 다를 때 확인자에게 생기는 문제, 기관의 인정 여부는 이 사이트에서 다루지 않습니다. 문서에 적힌 문장과 그 문장이 사안에 적용되는 결과는 별개의 문제입니다. 분쟁이 예상되면 법률 전문가의 검토를 받으세요.

확인할 사실과 기간이 정해졌다면 내는 곳에 지정 서식이 있는지 먼저 물은 뒤, 없다면 위 입력란을 줄 단위로 채워 저장하세요. 회사가 발급하는 문서가 필요한 자리라면 경력증명서로 바꿔 준비합니다.