청구서는 상대에게 얼마를 어떤 거래 때문에 지급해 달라고 요청하는 문서입니다. 총액만 적는 것보다 거래 대상, 청구 기준일, 지급 기한, 입금 정보, 관련 문서를 연결해야 상대가 바로 확인할 수 있습니다. 견적서나 거래명세서와 금액이 다르다면 이유를 먼저 정리하고 보내는 것이 좋습니다.
청구 금액은 어떻게 구성하나요
품목이나 용역별 금액을 나누고 마지막에 합계를 적습니다. 선금이나 중도금처럼 전체 계약금액 중 일부를 청구하는 경우에는 이번 청구액과 누적 금액을 구분합니다. 할인, 수수료, 추가 비용이 있다면 어느 항목에서 발생했는지 표시합니다.
지급 기한은 왜 실제 날짜로 적나요
익월 말, 납품 후 30일처럼 상대가 계산해야 하는 표현보다 실제 지급 예정일을 함께 적으면 혼선을 줄일 수 있습니다. 계약이나 발주서에 정해진 조건이 있다면 청구서와 같은지 대조합니다. 조건이 변경됐다면 상대와 확인한 내용을 남겨 두는 편이 좋습니다.
입금 정보는 어떻게 확인하나요
계좌번호와 예금주가 실제 사용하는 정보인지 확인합니다. 거래처가 자주 송금하는 경우에도 이전 계좌 정보를 복사해 쓰지 말고 변경 여부를 확인합니다. 중요한 거래에서는 계좌 변경 안내를 청구서만으로 전달하기보다 별도 확인 절차를 두는 것이 안전할 수 있습니다.
관련 문서를 함께 연결하는 방법
견적서, 발주서, 거래명세서 번호가 있다면 함께 적습니다. 상대가 청구 근거를 다시 찾지 않아도 되도록 주문번호나 프로젝트명을 맞춥니다. 첨부파일을 보내는 경우 본문에서 어떤 파일이 청구 근거인지 설명합니다.
보내기 전 금액을 다시 확인하는 순서
품목별 금액, 합계, 이미 받은 금액, 이번 청구액을 차례로 비교합니다. 같은 거래를 두 번 청구하지 않았는지 이전 청구서와 대조합니다. 세금 처리와 증빙이 필요한 거래라면 청구서만으로 모든 절차가 끝난다고 보지 말고 별도 발행 문서를 확인합니다.
청구 기준일과 지급일은 어떻게 구분하나요
청구서를 작성한 날짜와 돈을 받기로 한 날짜는 다를 수 있습니다. 두 날짜를 각각 표시하면 미수금 관리가 쉬워집니다. 계약서에 지급 조건이 있다면 같은 기준으로 맞춥니다.
부분 청구라면 이번 청구액과 남은 금액을 구분합니다. 전체 계약금액만 적으면 다음 청구 때 어느 금액이 남았는지 확인하기 어렵습니다.
계좌 정보를 적을 때 무엇을 확인하나요
실제로 사용하는 계좌인지 먼저 확인합니다. 예금주와 계좌번호가 거래처에 안내한 정보와 같은지도 봅니다. 이전 청구서를 복사했다면 계좌 변경 여부를 다시 확인합니다.
계좌가 바뀌었다면 청구서만 보내고 끝내지 않는 편이 안전합니다. 거래처가 변경 사실을 확인했는지 별도 연락 기록을 남길 수 있습니다.
여러 거래를 한 장에 청구해도 되나요
같은 거래처의 여러 건을 묶을 수 있다면 청구번호나 프로젝트명을 나눠 적습니다. 상대가 각 금액의 근거를 찾을 수 있어야 합니다.
거래 조건이 다른 건을 무리하게 합치면 지급 기한이 섞일 수 있습니다. 지급일이나 세금 처리 방식이 다르면 문서를 나누는 편이 명확합니다.
지급이 늦어지면 무엇을 기록하나요
기존 청구서를 지우지 않고 미지급 상태를 남깁니다. 재안내를 보냈다면 날짜와 변경된 지급 약속을 함께 기록합니다.
입금되면 청구액과 실제 입금액을 대조합니다. 차이가 있다면 부분 지급인지 수수료인지 확인한 뒤 처리 상태를 바꿉니다.
청구 후 입금 확인까지 어떻게 연결하나요
청구서를 보낸 날짜와 실제 입금된 날짜를 함께 관리합니다. 지급 기한이 지났는데 입금이 없다면 어느 시점에 다시 안내했는지도 기록합니다.
입금액이 청구액과 같지 않으면 부분 지급인지 다른 거래와 묶인 입금인지 확인합니다. 차액을 임의로 다른 청구 건에 넣지 않습니다.
입금이 완료되면 청구서 상태를 완료로 바꾸고 입금표와 연결합니다. 같은 거래를 다음 달 미수금 목록에서 다시 확인하지 않게 하는 데 도움이 됩니다.
입금이 끝난 청구서는 완료 상태로 표시해 미수금 목록에서 제외합니다.
자주 묻는 질문
청구서와 견적서는 같은 문서인가요
견적서는 거래 전 조건을 제안하는 데 쓰이고, 청구서는 지급을 요청하는 데 초점이 있습니다. 실제 거래 단계에 맞춰 구분하는 편이 좋습니다.
부분 청구도 가능한가요
거래 조건에 따라 가능할 수 있습니다. 이번 청구액과 전체 금액, 남은 금액을 분명히 구분해야 합니다.
지급기한이 지나면 기존 청구서를 수정하나요
기존 문서는 기록으로 두고, 재안내가 필요하면 새 안내나 수정본을 구분해 보내는 편이 흐름을 확인하기 쉽습니다.
청구할 금액을 정리했다면 청구서 양식에 지급 기한과 관련 문서 번호를 함께 적고 합계를 다시 대조하세요.