사실확인서는 의견을 강하게 주장하기보다, 본인이 확인할 수 있는 사실을 날짜와 상황에 맞춰 정리하는 문서입니다. 직접 본 내용, 문서로 확인한 내용, 다른 사람에게 들은 내용을 구분하면 문장 사이의 혼선을 줄일 수 있습니다. 제출처가 별도 서식을 요구한다면 그 양식을 우선합니다.
무엇부터 메모해야 하나요
날짜, 장소, 관련 사람이나 대상, 실제로 확인한 내용을 따로 적습니다. 기억만으로 바로 문장을 만들기보다 문자, 이메일, 사진, 일정표처럼 날짜가 남는 자료가 있다면 먼저 대조합니다. 시간이 정확하지 않다면 임의의 시각을 만들지 말고 확인 가능한 범위만 적습니다.
사실과 의견을 구분하는 방법
무엇을 보았다와 왜 그랬다고 생각한다는 서로 다른 정보입니다. 본문에서는 관찰한 행동이나 확인된 문서 내용을 먼저 쓰고, 해석이 필요하다면 별도 문장으로 구분합니다. 상대방의 의도를 확인하지 못했다면 의도처럼 단정하지 않습니다.
문장 순서는 어떻게 잡나요
시간 순서가 가장 기본입니다. 사건이나 상황이 여러 번 반복됐다면 날짜별로 문단을 나누고, 같은 날짜에 여러 일이 있었다면 발생 순서대로 적습니다. 문서 전체에서 사람이나 장소의 호칭을 통일하면 누가 무엇을 했는지 이해하기 쉽습니다.
첨부자료는 어떻게 표시하나요
관련 자료가 있다면 본문에서 자료명이나 번호를 붙여 연결합니다. 사진을 여러 장 넣을 때는 각 사진이 어떤 장면을 확인하는 자료인지 짧게 설명합니다. 원본 파일을 수정하지 않고 별도 사본으로 제출하는 편이 기록 관리에 유리할 수 있습니다.
제출 전 확인할 것
날짜가 앞뒤에서 다르게 쓰이지 않았는지, 직접 확인하지 않은 내용을 사실처럼 표현하지 않았는지 봅니다. 이름이나 숫자 오탈자는 자료와 다시 대조합니다. 법적 판단이 필요한 사안이라면 문서 작성만으로 결론을 정하지 말고 필요한 절차를 별도로 확인합니다.
문서에 적을 사실을 어떤 자료와 맞추나요
날짜가 있는 자료부터 모으면 시간 순서를 정리하기 쉽습니다. 문자, 메일, 사진처럼 생성 시점이 남는 자료를 확인합니다. 기억과 자료가 다르면 어느 부분이 다른지 표시합니다.
자료에 없는 내용을 사실처럼 보충하지 않습니다. 본인이 직접 확인한 범위와 자료로 확인한 범위를 구분합니다. 다른 사람이 전한 말도 별도 문장으로 분리합니다.
사람과 장소 이름은 어떻게 통일하나요
같은 사람을 성명과 직함으로 번갈아 쓰면 읽는 사람이 헷갈릴 수 있습니다. 처음에 기준 표현을 정하고 문서 전체에서 유지합니다. 장소도 약칭과 정식 명칭을 섞지 않습니다.
여러 사람이 등장하면 관계를 한 번 설명해 두는 편이 좋습니다. 이후에는 같은 호칭을 사용합니다. 동명이인이 있다면 구분 가능한 정보만 추가합니다.
확인서의 초안은 어떻게 검토하나요
문단별로 직접 확인한 사실이 하나씩 있는지 봅니다. 평가나 추정만 있는 문장은 사실 문장과 분리합니다. 날짜가 앞뒤에서 바뀌지 않았는지도 다시 대조합니다.
첨부자료가 있다면 본문 번호와 실제 파일 번호를 맞춥니다. 제출 직전에는 이름과 숫자 오탈자를 원자료와 비교합니다. 최종본과 초안은 다른 파일로 보관합니다.
사실확인서를 여러 사람이 함께 검토한다면 수정한 부분을 구분해 둡니다. 누가 확인했는지보다 어떤 자료로 바로잡았는지가 더 중요합니다.
최종본을 제출한 뒤에는 제출일과 제출처를 기록합니다. 이후 같은 사실을 다시 확인할 때 어느 버전을 기준으로 봐야 하는지 알 수 있습니다.
사실확인서의 문장마다 확인 근거가 있는지 다시 봅니다. 날짜는 일정표와 맞추고 숫자는 원자료와 대조합니다. 확인할 수 없는 표현은 추정과 사실을 나누어 적습니다.
사실확인서에 첨부한 자료는 원본과 사본을 구분합니다. 제출용 사본을 편집했다면 원본 파일이 따로 남아 있는지도 확인합니다.
제출본에는 작성일도 함께 남겨 어느 시점의 사실인지 구분합니다.
자주 묻는 질문
기억이 정확하지 않은 부분도 적어야 하나요
확실하지 않다면 그 점을 표시하는 편이 좋습니다. 추측으로 빈칸을 채우면 다른 사실과 모순될 수 있습니다.
다른 사람이 말한 내용을 넣어도 되나요
직접 들은 내용이라면 누구에게 언제 들었는지 구분하고, 본인이 직접 확인한 사실과 같은 방식으로 쓰지 않습니다.
사실확인서에 꼭 서명이 필요한가요
제출처마다 요구 형식이 다를 수 있습니다. 별도 안내가 있다면 그 절차를 따르고 일반 양식을 임의로 대신하지 않습니다.
확인할 사실을 시간 순서로 정리했다면 사실확인서 양식에 직접 확인한 내용과 자료를 연결해 작성하세요.