발주서는 무엇을 얼마에 언제까지 공급해 달라고 요청하는 문서입니다. 품목과 수량만 맞아도 끝나는 것이 아니라 단가, 납기, 배송 장소, 결제 조건이 견적 내용과 같은지 함께 확인해야 합니다. 견적서에서 합의한 조건을 발주서로 옮길 때 숫자나 문구가 달라지지 않게 대조하는 과정이 가장 중요합니다.
견적서와 먼저 맞출 항목
품목명, 규격, 수량, 단가, 부가세 표시를 차례로 비교합니다. 비슷한 품목이 여러 개라면 모델명이나 규격을 생략하지 않습니다. 견적 유효기간이 지났다면 이전 금액을 그대로 발주하기 전에 공급자와 다시 확인하는 편이 좋습니다.
납기와 배송 조건은 어떻게 적나요
도착 희망일과 배송 장소를 분명히 적습니다. 설치가 포함된 거래라면 납품일과 설치일이 같은지 별도인지 구분합니다. 배송비나 하역 조건처럼 비용에 영향을 주는 항목이 있다면 비고에 남기고 견적 조건과 맞는지 확인합니다.
결제 조건을 빠뜨리지 않는 이유
선금, 납품 후 지급, 월말 정산처럼 지급 시점이 거래마다 다를 수 있습니다. 발주서와 견적서의 결제 조건이 다르면 나중에 어느 조건을 따를지 다툴 수 있으므로 발주 전에 맞춥니다. 계좌 정보가 필요한 경우에는 별도 확인 절차를 두는 것이 안전합니다.
여러 품목을 적을 때 실수 줄이는 방법
품목마다 한 줄을 사용하고 수량과 단가를 다른 칸에 둡니다. 묶음 상품이라면 무엇이 포함되는지 비고에 적습니다. 총액만 확인하지 말고 각 줄의 수량×단가가 맞는지 보고, 할인이나 추가 비용이 있다면 어느 항목에 적용됐는지 표시합니다.
발송 후 변경이 생기면 어떻게 하나요
기존 발주서를 조용히 바꾸기보다 변경된 내용을 새 문서나 수정본으로 분명히 남깁니다. 수량, 납기, 배송 장소 중 무엇이 바뀌었는지 표시하고 상대가 변경 내용을 확인했는지 기록합니다. 같은 번호의 서로 다른 파일이 돌아다니지 않게 버전을 구분합니다.
발주 수량이 바뀌면 무엇부터 확인하나요
수량이 달라지면 단가와 총액이 그대로인지 먼저 봅니다. 수량 구간에 따라 단가가 바뀌는 거래도 있습니다. 공급자에게 변경된 조건을 다시 확인합니다.
납기에도 영향이 생길 수 있으므로 수량 변경만 전달하고 끝내지 않습니다. 새 납품 가능일을 함께 확인합니다. 배송 방식이 달라지면 비용도 다시 봅니다.
분할 납품은 어떻게 적나요
전체 수량과 이번 납품 수량을 구분합니다. 남은 수량과 다음 납품일도 함께 적으면 검수가 쉽습니다. 한 번에 전량 납품되는 것처럼 문서를 작성하지 않습니다.
각 납품 건에 별도 거래명세서가 나오면 발주번호를 같은 기준으로 연결합니다. 품목이 여러 개라면 미납 수량을 품목별로 남깁니다. 전체 합계도 마지막에 다시 확인합니다.
발주서를 보낸 뒤에는 무엇을 기록하나요
공급자가 발주 내용을 확인했는지 기록합니다. 이메일이나 시스템 승인처럼 확인 방식이 있다면 관련 자료를 보관합니다. 전화로 확인한 경우에는 확인 시점과 담당자를 남길 수 있습니다.
변경 발주가 생기면 이전 발주서와 수정본을 구분합니다. 어느 항목이 바뀌었는지 명확히 표시합니다. 최종 납품이 끝난 뒤에는 거래명세서와 함께 보관합니다.
발주 전에는 공급자 연락처와 배송 주소를 다시 확인합니다. 이전 거래 문서를 복사한 경우 오래된 주소가 남아 있을 수 있습니다.
납품이 끝나면 발주 수량과 실제 입고 수량을 대조합니다. 차이가 있으면 반품이나 추가 납품 여부를 같은 기록에 연결합니다.
발주 내용이 확정되면 공급자와 같은 버전의 문서를 보고 있는지 확인합니다. 수정본을 보냈다면 이전 파일을 기준으로 납품하지 않게 변경 사실을 명확히 전달합니다.
발주가 끝난 뒤에는 공급자 확인 회신을 보관합니다. 품목과 수량이 맞다는 회신이 있으면 납품 때 같은 기준으로 검수하기 쉽습니다.
검수 결과도 발주번호와 연결해 거래 흐름을 한 번에 확인합니다.
납품 결과도 같은 기준으로 확인합니다.
자주 묻는 질문
발주서에 도장이 꼭 필요한가요
모든 거래에 공통으로 필요한 절차는 아닙니다. 회사 내부 규정이나 거래 조건에 따라 확인 방식이 다를 수 있습니다.
견적서 없이 발주서를 만들 수 있나요
가능한 거래도 있지만 가격과 조건을 미리 합의했는지 확인해야 합니다. 중요한 조건이 구두로만 남지 않게 문서에 적는 편이 좋습니다.
수량이 바뀌면 발주서를 다시 보내야 하나요
변경 사실이 공급 일정과 금액에 영향을 줄 수 있으므로 수정 내용을 분명히 전달하고 상대가 확인했는지 남기는 편이 안전합니다.
주문 조건을 확정했다면 발주서 양식에 품목·수량·단가·납기를 적고 견적서와 한 줄씩 대조하세요.