초대장은 언제 어디서 무슨 행사가 열리는지 알리고 참석 여부를 물어 오는 문서입니다. 위 도구에 행사 정보와 인사말을 넣으면 워드·PDF·한글·엑셀 파일로 저장합니다. 받는 사람이 날짜를 달력에 옮기고 길을 찾을 수 있을 만큼만 적으면 됩니다.

받는 사람이 찾는 네 가지

초대장을 받은 사람이 가장 먼저 보는 것은 언제, 어디서, 무슨 행사인지, 그리고 답을 언제까지 주면 되는지입니다. 이 네 가지가 한눈에 들어오지 않으면 다시 물어보는 연락이 옵니다.

주차가 어려우면 그 사실을 적는 편이 낫습니다. 적어 두지 않으면 차를 가져온 사람이 행사 시작 시각을 놓칩니다.

인사말은 얼마나 길어야 하나요

세 문장이면 충분합니다. 왜 이 행사를 여는지, 누구와 함께하고 싶은지, 와 주면 어떤 의미인지 순서로 적습니다. 길어지면 정작 중요한 일시와 장소가 뒤로 밀립니다.

행사 성격에 따라 말투를 맞춥니다. 회사 행사라면 담담하게, 집안 행사라면 조금 더 따뜻하게 씁니다. 어느 쪽이든 받는 사람의 이름을 직접 넣으면 인쇄물이 아니라 편지로 읽힙니다.

행사 종류를 고르면 제목과 안내 문구가 그에 맞게 바뀝니다. 표에서 뺄 수 있다고 한 항목도 필요하면 그대로 두면 됩니다.

행사 성격에 따라 다르지만 기준은 받는 사람이 일정을 비울 수 있는 시간입니다. 주말 행사라면 3주 전, 평일 저녁 행사라면 2주 전이 무난합니다. 멀리서 오는 사람이 있으면 한 달 전에 알리고 교통편 안내를 함께 적습니다.

너무 일찍 보내면 잊히고 너무 늦게 보내면 선약과 겹칩니다. 3주 전에 보내고 1주 전에 짧게 다시 알리는 방법이 참석률을 올리는 데 도움이 됩니다.

“10월 17일”만 적으면 연말에 받은 사람이 다음 해 일정으로 오해합니다. 연도까지 적거나 최소한 요일을 함께 적으세요.

인원을 세어 자리와 식사를 준비해야 하는 행사라면 기한이 없으면 준비가 늦어집니다. 행사 일주일 전쯤으로 정해 적습니다.

행사 당일에 연락이 닿지 않으면 길을 못 찾은 사람이 돌아갑니다. 회신용 연락처와 당일 연락처를 따로 적어 두면 안전합니다.

문서 중심이라 워드가 기본입니다. 메신저나 메일로 보낼 것이라면 PDF로 저장하세요. 받는 사람이 어떤 프로그램을 쓰든 같은 모양으로 열립니다. 인쇄해서 봉투에 넣을 것도 PDF가 낫습니다.

디자인을 더하고 싶으면 워드나 한글로 저장한 뒤 배경이나 테두리를 넣으세요. 이 도구는 글자와 표만 채웁니다. 봉투에 붙일 이름표가 필요하면 봉투 라벨을 함께 만들면 됩니다.

받는 사람 이름만 바꿔 여러 번 저장하면 됩니다. 입력한 내용을 이 브라우저에 임시 저장해 두면 이름만 고쳐 다시 받을 수 있습니다.

회신을 받아 정리할 표가 필요하면 참석자 명단을 쓰세요. 초대장과 별개 문서로 두어야 관리가 쉽습니다.

넣어도 됩니다. 인사말 끝이나 회신 안내 아래에 한 줄로 적으면 자연스럽습니다. 문구는 직접 쓰는 것이 좋습니다.

행사 정보와 인사말을 채운 뒤 받는 사람 이름을 넣고 필요한 형식으로 저장하세요. 보낼 사람이 여럿이면 참석자 명단을 먼저 만들어 두면 빠뜨리지 않습니다.